Assistent „E-Mail erstellen“

Der Assistent „E-Mail erstellen“ leitet Sie durch die Schritte, um eine E-Mail zu erstellen und eine Verteilerliste einzurichten.

Um den Assistenten zu verwenden, klicken Sie im Hauptmenü auf „E-Mail erstellen“. Sie können auch von jeder beliebigen Seite aus auf den „E-Mail erstellen“-Tab klicken.

Schritt 1: E-Mail-Details

In diesem Schritt können Sie Ihre Unternehmensinformationen anzeigen und bearbeiten, Ihre Absender-E-Mail-Adresse ändern, die E-Mail benennen, der E-Mail eine Betreffzeile geben und Optionen für soziale Netzwerke auswählen.

Ihre Unternehmensinformationen werden in der Fußzeile aller gesendeten E-Mails als Kontaktdaten angezeigt.

• Sie können auf „Bearbeiten“ klicken, um Ihre Unternehmensinformationen zu ändern.

• Die Gesetze der USA schreiben vor, dass in jeder kommerziellen E-Mail die physische Adresse des Absenders angegeben werden muss.

Ihre E-Mail wird von der „Absender-E-Mail-Adresse“ versendet. Um Ihre Absender-E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere E-Mail-Adresse aus.

HINWEIS: Sie können nur bestätigte E-Mail-Adressen auswählen. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, eine neue E-Mail-Adresse hinzuzufügen und zu bestätigen.

HINWEIS: Wenn bei einem Benutzer eine noch nicht abgeschlossene E-Mail-Kampagne vorhanden ist, wird Announcer Pro vorschlagen, entweder mit dieser fortzufahren oder eine neue Kampagne zu erstellen.

Schritt 2: Kontakte auswählen

In diesem Schritt wählen Sie die Kontaktliste(n) aus, an die Sie Ihre E-Mail senden möchten. In diesem Schritt können auch Kontakte hinzugefügt werden.

Kontaktliste(n) auswählen:

• Wählen Sie eine oder mehrere Kontaktlisten aus, an die Ihre E-Mail gesendet werden soll.

• Falls Sie Announcer Pro zum ersten Mal verwenden, müssen Sie zunächst eine Kontaktliste einrichten (siehe unten) und dann auswählen, um Ihre E-Mail an diese Liste zu senden.

Kontakte hinzufügen. Sie haben drei Optionen, um Kontaktlisten zu erstellen:

1. Aus einer Tabelle:

• Es ist eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten erlaubt, aber Announcer Pro kann nur 1500 Kontakte auf einmal importieren. Falls Ihre Liste mehr als 1500 Kontakte enthält, sind mehrere Importvorgänge erforderlich.

• Erstellen Sie Ihre eigene Tabelle mit Kontakten (z. B. mit Microsoft Excel) und speichern Sie sie als CSV-Datei. Hinweis: Die Tabelle muss über Spaltentitel verfügen und muss mindestens die E-Mail-Adresse des Kontakts enthalten.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, navigieren Sie auf Ihrem Computer zu der CSV-Datei, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie diese aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hochladen“.

  • Wählen Sie die Listen aus, zu denen Sie die Kontakte hinzufügen möchten. (Sie können auch eine neue Liste erstellen und die Kontakte zu dieser neuen Liste hinzufügen.)

  • Entscheiden Sie, ob Sie diesen Kontakten eine Opt-in-Nachricht senden möchten.

    • Dies wird empfohlen, wenn diese Kontakte keine Kunden sind, bzw. wenn sie Ihnen noch nicht ihre Einwilligung dazu gegeben haben, E-Mails an sie zu senden. (Weitere zu erwägende Faktoren sind: Alter der Liste, Branche, Quelle der Liste, Art Ihrer Geschäftstätigkeit sowie die Internetdienstanbieter der Kontakte.) Mit diesem Schritt wird einerseits bestätigt, dass die E-Mail-Adressen gültig sind, aber es wird auch sichergestellt, dass Ihre Listen aus Kontakten bestehen, die wirkliches Interesse daran haben, E-Mails von Ihnen zu erhalten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, werden die Kontakte keine E-Mails von Ihnen bekommen, bis sie auf einen Link in der Opt-in-Nachricht geklickt haben. Wenn ein Kontakt auf den Link klickt, wird dessen Status von Announcer Pro geändert und er wird ab diesem Zeitpunkt E-Mails von Ihnen empfangen.

    • Wenn Sie sich für den Versand einer Opt-in-Nachricht entscheiden, klicken Sie auf das Auswahlkästchen links neben „Opt-in-Nachricht an Abonnenten senden“, um es zu markieren.

•  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“.

Kontakte mittels einer CSV-Datei importieren

Schritt 1 – Tabelle im .csv-Format erstellen

Erstellen Sie eine Tabelle mit all Ihren Kontakten. Die Tabelle kann mit Microsoft Excel oder Open Office erstellt werden. Fügen Sie alle gewünschten Kontakte hinzu. Damit eine Kontaktliste erfolgreich hochgeladen werden kann, muss die Tabelle über Spaltentitel verfügen.

HINWEIS: Unten sehen Sie ein Beispiel für eine Tabelle. In der finalen Version Ihrer Tabelle muss mindestens der Spaltentitel „E-Mail“ vorhanden sein. Alle anderen Felder und Daten sind optional.

Schritt 2 – Datei speichern

Nachdem Sie die Tabelle erstellt haben, muss sie im .csv-Format gespeichert werden.

Wenn Sie beispielsweise „Microsoft Excel“ verwenden, wählen Sie Datei -> Speichern unter.

Schritt 3 – Datei hochladen

Klicken Sie auf die Fläche Datei suchen (oder Datei ziehen und hier ablegen) im Abschnitt Kontakte aus Tabelle importieren und navigieren Sie zu der im .csv-Format gespeicherten Kontaktliste. Klicken Sie dann auf Hochladen.

2. Von E-Mail-Liste kopieren und einfügen

• Sie können die Daten von Hand eingeben oder die Funktionen „kopieren/ausschneiden“ und „einfügen“ verwenden, um eine Liste mit 1 bis 1500 E-Mail-Adressen zu erstellen, die dann zur Kontaktliste hinzugefügt wird.

• Bei dieser Methode bleibt nur die E-Mail-Adresse der Kontakte erhalten. Alle weiteren Informationen müssen manuell hinzugefügt werden.

Schritt 3: Vorlage auswählen

In diesem Schritt wählen Sie eine Vorlage aus, die für Ihre E-Mail verwendet werden soll. Die von Ihnen gewählte Vorlage bietet einen guten Einstieg in die Erstellung Ihrer E-Mail.

Schritt 1: Klicken Sie auf eine Vorlage.

Schritt 2: Sehen Sie sich die Vorschau an.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage verwenden“.

Schritt 4: Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

• Wenn Sie eine Vorlage mit einem „Häkchen“ in der oberen linken Ecke sehen und diese verwenden möchten, klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt im Assistenten zu gelangen.

• Sie können sich die angezeigten Vorlagen ansehen und dann auf die Vorlage klicken, die Sie verwenden möchten. Daraufhin wird eine größere Version der Vorlage angezeigt. Wenn Sie die Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf dem Vorschaubildschirm auf die Schaltfläche „Vorlage verwenden“ und die ausgewählte Vorlage ist bereit für den nächsten Schritt. Wenn Sie sich gegen die Vorlage entscheiden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Andere Vorlage auswählen“. Dadurch kehren Sie zum Schritt „Vorlage auswählen“ zurück, wo Sie sich andere verfügbare Vorlagen ansehen können. (Sie können auch auf „Zurück“ klicken, um zum vorherigen Schritt zurückzukehren.)

Schritt 4: Vorlage bearbeiten

Die ausgewählte Vorlage besteht aus verschiedenen Bildern und Textbereichen. In diesem Schritt wenden Sie die Bearbeitungswerkzeuge an, um Ihre E-Mail fertigzustellen.

Wenn Sie bestimmte Informationen zur Verwendung des Editors benötigen, klicken Sie auf den Hilfe-Link oben links auf der Editor-Seite.

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer E-Mail fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“ und dann auf „Weiter“, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren. Klicken Sie auf „Zurück“, um zum vorherigen Schritt zurückzukehren.

In diesem Schritt können Sie auch eine Testversion Ihrer E-Mail versenden, um eine Vorschau darauf zu erhalten, wie Ihre E-Mail den Empfängern angezeigt wird.

Hinweis: Unter „E-Mails verwalten“ können Sie zu jedem Zeitpunkt vor dem Versand Änderungen an Ihrer E-Mail vornehmen.

Schritt 5: E-Mail-Versand planen

In diesem Schritt haben Sie drei Optionen.

Option 1: Jetzt abschicken

• Ihre E-Mail wird sofort in die Warteschlange der zu versendenden E-Mails eingereiht.

Option 2: Entwurf speichern

• Ein Entwurf Ihrer E-Mail wird gespeichert und steht zur späteren Bearbeitung oder Versandplanung unter „E-Mails verwalten“ zur Verfügung.

Option 3: Termin festlegen

• Sie können ein Datum und eine Uhrzeit auswählen, um festzulegen, wann Ihre E-Mail in die Warteschlange der zu versendenden E-Mails eingereiht werden soll.

Schritt 6: Die E-Mail wurde fertiggestellt!

Dieser letzte Schritt bestätigt, dass die E-Mail fertiggestellt wurde.

Hier finden Sie Informationen über die erstellte E-Mail sowie weitere Aktionen:

• Weitere E-Mail erstellen – Dies führt Sie zurück zum ersten Schritt des „E-Mail erstellen“-Assistenten, sodass Sie eine weitere E-Mail erstellen können.

• Zu „E-Mails verwalten“ gehen" – Hier können Sie die soeben erstellte E-Mail bearbeiten oder den Versandtermin ändern.