Kontakte verwalten – Hilfe

Im Bereich „Kontakte verwalten“ können Sie Ihre Kontaktlisten verwalten.

Kontakte hinzufügen: Damit können Kontakte einzeln hinzugefügt werden.
Kontakte suchen/bearbeiten: Damit können Sie nach Kontakten suchen und Änderungen an ihnen vornehmen.
Listen erstellen/bearbeiten: Verwenden Sie diese Funktion, um neue Listen zu erstellen.
E-Mail-Adressen importieren: Verwenden Sie diese Funktion, um Kontaktlisten aus Outlook oder aus einer Tabelle zu importieren.
Abonnenten-Formular erstellen
Listen exportieren: Verwenden Sie diese Funktion, um Kontaktlisten auf ihren Computer zu exportieren.
Listen zusammenfügen: Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre Kontaktlisten zu kombinieren.

1. Kontakte hinzufügen

Fügen Sie Kontakte einzeln zu Ihren Kontaktlisten hinzu.

Entscheiden Sie, ob Sie diesen Kontakten eine Opt-in-Nachricht senden möchten.
- Dies wird empfohlen, wenn diese Kontakte keine Kunden sind, bzw. wenn sie Ihnen noch nicht ihre Einwilligung dazu gegeben haben, E-Mails an sie zu senden. (Weitere zu erwägende Faktoren sind: Alter der Liste, Branche, Quelle der Liste, Art Ihrer Geschäftstätigkeit sowie die Internetdienstanbieter der Kontakte.) Mit diesem Schritt wird einerseits bestätigt, dass die E-Mail-Adressen gültig sind, aber es wird auch sichergestellt, dass Ihre Listen aus Kontakten bestehen, die wirkliches Interesse daran haben, E-Mails von Ihnen zu erhalten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, werden die Kontakte keine E-Mails von Ihnen bekommen, bis sie auf einen Link in der Opt-in-Nachricht geklickt haben. Wenn ein Kontakt auf den Link klickt, wird dessen Status von Announcer Pro geändert und er wird ab diesem Zeitpunkt E-Mails von Ihnen empfangen.
- Wenn Sie sich für den Versand einer Opt-in-Nachricht entscheiden, klicken Sie auf das Auswahlkästchen links neben „Opt-in-Nachricht an Abonnenten senden (empfohlen)“, um es zu markieren.
Um einen Kontakt hinzuzufügen, geben Sie die E-Mail-Adresse (erforderlich) und den Vor- und Nachnamen (optional) ein, wählen Sie die Liste(n) aus, zu denen Sie den Kontakt hinzufügen möchten, indem Sie auf das Auswahlkästchen links neben der/den Liste(n) klicken, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Wenn Sie zusätzliche Informationen (Adresse, Telefonnummer usw.) zu Ihrem Kontakt eingeben möchten, müssen Sie nach dem Hinzufügen von Kontakten zu „Kontakte suchen und bearbeiten“ gehen, den Kontakt suchen und dann die zusätzlichen Daten eingeben.

2. Kontakte suchen/bearbeiten

Sie können die Kontakte in Ihren Listen bearbeiten.

„Kontakte suchen“. Sie können Ihre Kontakte auf folgende Weisen auffinden:
- „Suchen“ Sie können Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Adresse, Telefon, Stadt, Bundesland/Staat/Provinz und Land auswählen.
- „Mit Status“. Die Standardeinstellung ist „Alle“. Sie können wählen zwischen „Aktiv“ (Kontakte, die Ihre E-Mails erhalten), „Blockiert“ (Kontakte, die sich gegen den Erhalt Ihrer E-Mails entschieden haben), „Ausstehend“ (Kontakte, denen Sie eine Opt-in-Nachricht geschickt haben und die sich noch nicht entschieden haben) oder „Vom Benutzer bestätigt“.
- „Die“. Die Standardeinstellung ist „Enthält“. Sie können auch nach „exakten“ Übereinstimmungen suchen.
- Geben Sie dann ein, wonach Sie suchen (z. B. die E-Mail-Adresse).
- „In“. Die Standardeinstellung ist „Alle Listen“. Sie können auch eine bestimmte Liste auswählen.
Die Ergebnisse Ihrer Suche werden unter „Suchergebnisse“ angezeigt.
Gehen Sie zu dem Kontakt, den Sie ändern möchten. Sie haben folgende Optionen:
- Löschen Sie den Kontakt, indem Sie in der Spalte ganz rechts auf das „Löschen“-Symbol und dann auf „Ja“ klicken. (Bevor Sie auf „Ja“ klicken, können Sie die Löschung rückgängig machen, indem Sie auf „Nein“ klicken.)
- Sie können den Kontakt bearbeiten, indem Sie ihn anklicken. Sie gelangen zum Bildschirm „Kontakt bearbeiten“, wo Sie folgendes tun können:
  - Kontaktdaten ändern. (Hinweis: Sie können alles außer der E-Mail-Adresse ändern. Wenn die E-Mail-Adresse falsch ist, müssen Sie den Kontakt löschen und dann mit der korrekten E-Mail-Adresse neu hinzufügen.)
  - Die Liste ändern, der der Kontakt zugewiesen ist.
    - Um den Kontakt zu einer Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kästchen links neben der Liste (ein Häkchen wird angezeigt).
    - Um einen Kontakt aus einer Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Häkchen im Kästchen links neben der Liste (das Kästchen ist dann leer).
  - Eine Opt-in-Nachricht an den Kontakt senden, indem Sie auf „Opt-in-Nachricht senden“ klicken. (Sie können bis zu 3 Opt-in-Nachrichten senden.)

Wenn Sie die gewünschten Änderungen an dem Kontakt vorgenommen haben, klicken Sie auf „Übernehmen“ und Sie gelangen zurück zur Seite „Kontakte suchen“.

3. Listen erstellen/bearbeiten

Sie können eine neue Liste hinzufügen, die Kontakte in einer Liste bearbeiten oder eine Liste löschen.

Um eine neue Liste hinzuzufügen, geben Sie einen Namen für die Liste ein und klicken Sie dann auf „Erstellen“.
- Um Kontakte zur Liste hinzuzufügen, können Sie „Kontakte hinzufügen“ (einzeln), „Kontakte bearbeiten“ (einzeln) oder „Kontakte importieren“ verwenden.
Um die Kontakte in einer Liste zu bearbeiten, klicken Sie auf die Liste. Die Kontaktliste wird unten angezeigt, und Sie können die Kontaktinformationen ändern, die Listen ändern, denen der Kontakt zugeordnet ist, oder eine Opt-in-Nachricht senden.
Um eine Liste zu löschen, klicken Sie auf das „Löschen“-Symbol (rechte Spalte). Wenn der Liste Kontakte zugeordnet sind, werden Sie aufgefordert zu bestätigen, dass Sie die Liste löschen möchten.

4. E-Mail-Adressen importieren

Sie können Kontakte aus Outlook oder aus einer Tabelle importieren.

1. Aus einer Tabelle:

Es ist eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten erlaubt, aber Announcer Pro kann nur 1500 Kontakte auf einmal importieren. Falls Ihre Liste mehr als 1500 Kontakte enthält, sind mehrere Importvorgänge erforderlich.
Erstellen Sie Ihre eigene Tabelle mit Kontakten (z. B. mit Microsoft Excel) und speichern Sie sie als CSV-Datei. Hinweis: Die Tabelle muss über Spaltentitel verfügen und muss mindestens die E-Mail-Adresse des Kontakts enthalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, navigieren Sie auf Ihrem Computer zu der CSV-Datei, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie diese aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Importieren“.
- Wählen Sie die Listen aus, zu denen Sie die Kontakte hinzufügen möchten. (Sie können auch eine neue Liste erstellen und die Kontakte zu dieser neuen Liste hinzufügen.)
- Entscheiden Sie, ob Sie diesen Kontakten eine Opt-in-Nachricht senden möchten.
  - Dies wird empfohlen, wenn diese Kontakte keine Kunden sind, bzw. wenn sie Ihnen noch nicht ihre Einwilligung dazu gegeben haben, E-Mails an sie zu senden. (Weitere zu erwägende Faktoren sind: Alter der Liste, Branche, Quelle der Liste, Art Ihrer Geschäftstätigkeit sowie die Internetdienstanbieter der Kontakte.) Mit diesem Schritt wird einerseits bestätigt, dass die E-Mail-Adressen gültig sind, aber es wird auch sichergestellt, dass Ihre Listen aus Kontakten bestehen, die wirkliches Interesse daran haben, E-Mails von Ihnen zu erhalten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, werden die Kontakte keine E-Mails von Ihnen bekommen, bis sie auf einen Link in der Opt-in-Nachricht geklickt haben. Wenn ein Kontakt auf den Link klickt, wird dessen Status von Announcer Pro geändert und er wird ab diesem Zeitpunkt E-Mails von Ihnen empfangen.
  - Wenn Sie sich für den Versand einer Opt-in-Nachricht entscheiden, klicken Sie auf das Auswahlkästchen links neben „Opt-in-Nachricht an Abonnenten senden“, um es zu markieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“.

Kontakte mittels einer CSV-Datei importieren

Schritt 1 – Tabelle im .csv-Format erstellen

Erstellen Sie eine Tabelle mit all Ihren Kontakten. Die Tabelle kann mit Microsoft Excel oder Open Office erstellt werden. Fügen Sie alle gewünschten Kontakte hinzu. Damit eine Kontaktliste erfolgreich hochgeladen werden kann, muss die Tabelle über Spaltentitel verfügen.

HINWEIS: Unten sehen Sie ein Beispiel für eine Tabelle. In der finalen Version Ihrer Tabelle muss mindestens der Spaltentitel „E-Mail“ vorhanden sein. Alle anderen Felder und Daten sind optional.

Schritt 2 – Datei speichern

Nachdem Sie die Tabelle erstellt haben, muss sie im .csv-Format gespeichert werden.

Wenn Sie beispielsweise „Microsoft Excel“ verwenden, wählen Sie Datei -> Speichern unter.

Schritt 3 – Datei hochladen

Klicken Sie auf die Fläche Datei suchen (oder Datei ziehen und hier ablegen) im Abschnitt Kontakte aus Tabelle importieren und navigieren Sie zu der im .csv-Format gespeicherten Kontaktliste. Klicken Sie dann auf Hochladen.

2. Von E-Mail-Liste kopieren und einfügen

Sie können die Daten von Hand eingeben oder die Funktionen „kopieren/ausschneiden“ und „einfügen“ verwenden, um eine Liste mit 1 bis 1500 E-Mail-Adressen zu erstellen, die dann zur Kontaktliste hinzugefügt wird.
Bei dieser Methode bleibt nur die E-Mail-Adresse der Kontakte erhalten. Alle weiteren Informationen müssen manuell hinzugefügt werden.

5. Abonnenten-Formular erstellen

Die Funktion zum Erstellen von Abonnenten-Formularen bietet Ihnen die Möglichkeit, Darstellung und Layout Ihres Abonnenten-Formulars an die Farben Ihrer Website anzupassen. Sie können ganz einfach auswählen, zu welcher Liste die Abonnenten gehören sollen, und die Felder zur Anzeige im Abonnenten-Formular definieren.

Geben Sie einen Namen für das Abonnenten-Formular ein.
Wählen Sie die Kontaktliste der aus, zu denen Kunden, die sich angemeldet haben, hinzugefügt werden sollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ und beginnen Sie mit der Bearbeitung des Formulars.
- Folgende Felder können zum Abonnenten-Formular hinzugefügt werden:
  - E-Mail-Adresse
  - Vollständiger Name
  - Firmenname
  - Adresse
  - Adresszeile 2
  - Stadt
  - Bundesland
  - Postleitzahl
  - Land
  - Telefon
  - Notizen
  - Abschnittsumbruch
- In den Feldeinstellungen können Sie:
  - jedes Feld markieren oder die Markierung aufheben
  - Felder hinzufügen oder entfernen
  - die Reihenfolge der Felder ändern
- In den Formulareinstellungen können Sie folgende Optionen hinzufügen:
  - Formulartitel
  - Beschreibung
  - Schaltflächentext
  - Hintergrundfarbe
  - Randfarbe
  - Textfarbe
  - Formularname
  - Kontaktliste
Um das Abonnenten-Formular zu speichern, müssen Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
Nach dem Speichern wird ein Pop-up-Fenster mit Informationen zur Implementierung des Formulars auf Ihrer Website angezeigt.

6. Listen exportieren

Sie können Ihre Kontaktlisten als CSV-Datei (die Sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel verwenden können) oder als HTML-Datei auf Ihren Computer exportieren.

Wählen Sie die Liste(n), die Sie exportieren möchten, indem Sie auf das Kästchen in der rechten Spalte klicken. (Bei den ausgewählten Listen wird ein Häkchen angezeigt. Sie können die Auswahl aufheben, indem Sie auf das Häkchen klicken.)
- Sie können alle Listen auswählen, indem Sie auf das Kästchen in der Titelzeile der rechten Spalte „Listen“ klicken.
Wählen Sie aus, in welchem Format die Datei exportiert werden soll. Klicken Sie entweder auf die Schaltfläche „Als HTML exportieren“ oder auf „Als CSV exportieren“.

7. Listen zusammenfügen

Sie können eine oder mehrere Listen in einer anderen Liste zusammenfügen.

Schritt 1: Wählen Sie die Listen aus, die zusammengefügt werden sollen. Klicken Sie auf das Kästchen links neben jeder Liste, die Sie auswählen möchten.
Schritt 2: Wählen Sie die Liste aus, in die die Listen eingefügt werden sollen oder geben Sie einen Namen für eine neue Liste ein. Klicken Sie entweder auf den Kreis links neben der Liste, in die eingefügt werden soll, oder geben Sie einen Listennamen in das Feld „Hier eingeben, um neue Liste zu erstellen“ ein.
- Wenn sich ein Kontakt in mehr als einer dieser Listen befindet, wird er in der zusammengefügten Tabelle trotzdem nur einmal erscheinen.
Nachdem Sie die Schritte 1 und 2 abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Anwenden“. HINWEIS: Die Originallisten bleiben erhalten, nachdem die Zusammenfügung abgeschlossen ist.

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