Gérer les contacts

Dans la section « Gérer les contacts », vous pouvez effectuer les actions suivantes sur vos listes de contacts :

1. Ajouter des contacts. Utilisez cet élément pour ajouter un contact à la fois.

2. Trouver/Modifier des contacts. Utilisez cet élément pour rechercher des contacts et les modifier.

3. Créer/Modifier des listes. Utilisez cet élément pour créer de nouvelles listes.

4. Importer des adresses électroniques. Utilisez cet élément pour importer des listes de contacts à partir de Outlook ou d'une feuille de calcul.

5. Créer un formulaire d’abonné

6. Exporter des listes. Utilisez cet élément pour exporter des listes de contacts sur votre ordinateur.

7. Fusionner des listes. Utilisez cet élément pour fusionner des listes de contacts.

1. Ajouter des contacts. 

Ajoutez des contacts, un par un, à vos listes de contacts.

• Décidez d'envoyer ou non un message d'activation à ces contacts.

  • Nous vous conseillons de le faire si les contacts en question ne font pas encore partie de vos clients ou ne vous ont pas encore donné l'autorisation de leur envoyer des e-mails. (Vous pouvez vous baser sur d'autres critères, tels que : l'âge de votre liste, votre secteur, la source de votre liste, le type d'activité que vous proposez et des fournisseurs de services internet de vos contacts.) Cette étape vous permet à la fois de confirmer les adresses électroniques, mais aussi de vous assurer que vos listes sont constituées de contacts qui sont réellement intéressés par vos e-mails. Si vous décidez de leur envoyer un message d'activation, vos contacts ne recevront pas d'e-mails de votre part tant qu'ils n'auront pas cliqué sur le lien d'activation. Une fois que le contact a cliqué sur le lien, son statut change dans Announcer Pro afin qu'il puisse recevoir vos e-mails.

  • Si vous souhaitez envoyer un message d'activation, cliquez sur la coche (pour l'activer) située à gauche de la phrase « Envoyer un message d'activation aux abonnés (recommandé) ».

• Pour ajouter un contact, saisissez l'adresse électronique (obligatoire) ainsi que le nom et le prénom (optionnel), sélectionnez les listes auxquelles vous souhaitez ajouter le contact en cochant la case située à gauche de la ou des listes, puis cliquez sur le bouton « ajouter ».

• Si vous souhaitez saisir des informations supplémentaires (adresse postale, numéro de téléphone, etc.) sur votre contact, une fois que vous avez fini d'ajouter des contacts, rendez-vous dans « Rechercher et modifier des contacts », trouvez le contact et saisissez les informations supplémentaires.

2. Rechercher et modifier des contacts. 

Vous pouvez modifier les contacts de vos listes.

• « Rechercher des contacts ». Vous pouvez utilisez cet élément pour trouver des contacts :

  • « Recherche ». Vous pouvez sélectionner le nom, l'entreprise, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, la ville, État/province, le pays.

  • « Avec le statut ». Par défaut, cet élément est défini sur « tout ». Vous pouvez sélectionner « Actifs » (contacts qui reçoivent vos e-mails), « Bloqués » (contacts qui ont décidés de ne pas recevoir vos e-mails), « En attente » (contacts à qui vous avez envoyé un message d'activation et qui ne se sont pas encore inscrits) ou « Confirmés par l'utilisateur ».

  • « Ceci ». Par défaut cet élément est « contient ». Vous pouvez également effectuer une recherche avec concordance « exacte ».

  • Ensuite, saisissez ce que vous voulez chercher (par ex. l'adresse électronique).

  • « Dans ». Par défaut, cet élément est défini sur « toutes les listes ». Vous pouvez choisir une liste précise.

• Les résultats de votre recherche seront affichés dans « Résultats de la recherche ».

• Trouvez les contacts que vous voulez modifier. Vous pouvez :

  • Supprimer le contact en cliquant sur l'icône de suppression dans la dernière colonne à droite, puis en cliquant sur « Oui ». (Avant de cliquer sur « oui », vous pouvez annuler la suppression en cliquant sur « non ».)

  • Modifiez le contact en cliquant dessus. Vous serez dirigé vers un écran de modification de contact dans lequel vous pourrez :

    • Modifier les informations sur le contact. (Remarque : vous pouvez tout changer sauf l'adresse électronique. Si l'adresse électronique est incorrecte, vous devrez supprimer le contact, puis le ré-ajouter avec l'adresse correcte.)

    • Modifier les listes auxquelles le contact est attribué.

      • Pour ajouter le contact à une liste, cliquez sur la case à gauche de la liste (une coche s'affiche).

      • Pour retirer le contact d'une liste, cliquez sur la case à gauche de la liste (la coche disparaît).

    • Envoyez un e-mail d'activation au contact en cliquant sur « Envoyer un e-mail d’activation ». (Vous pouvez envoyer trois e-mails d'activation maximum.)

Lorsque vous avez terminé de modifier le contact, cliquez sur « Appliquer » pour revenir à la page de recherche de contacts.

3. Créer/Modifier des listes. 

Vous pouvez ajouter une nouvelle liste, modifier les contacts au sein d'une liste, ou supprimer une liste.

• Pour ajouter une nouvelle liste, saisissez le nom de la liste, puis cliquez sur « Créer ».

  • Pour ajouter des contacts à la liste, vous pouvez utiliser « Ajouter des contacts » (un seul à la fois), « Modifier des contacts » (un seul à la fois) ou « Importer des contacts ».

• Pour modifier les contacts d'une liste, cliquez sur cette dernière. La liste des contacts s'affiche en dessous. Vous pouvez alors modifier leurs coordonnées, les listes auxquelles chaque contact est assigné, ou envoyer un e-mail d'activation.

• Pour supprimer une liste, cliquez sur l'icône de suppression (colonne de droite). Si la liste contient des contacts, un message vous demandera de confirmer que vous souhaitez bien supprimer la liste.

4. Importer des adresses électroniques. 

Vous pouvez importer des contacts à part d'Outlook ou d'une feuille de calcul :

1. À partir d'une feuille de calcul :

• Vous pouvez ajouter un nombre de contacts illimités mais Announcer Pro ne peut importer que 1 500 contacts à la fois. Si vous avez plus de 1 500 contacts, effectuez plusieurs importations.

• Créez votre propre feuille de calcul de contacts (par exemple en utilisant un document Microsoft Excel) et enregistrez-la en tant que fichier .CSV. Remarque : la feuille de calcul doit contenir des titres de colonnes et, a minima, l'adresse électronique des contacts.

• Cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez le fichier .CSV que vous souhaitez importer depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton « Importer ».

  • Sélectionnez les listes dans lesquelles vous souhaitez ajouter les contacts. (Vous pouvez également créer une nouvelle liste, puis ajouter les contacts à cette nouvelle liste.)

  • Décidez d'envoyer ou non un message d'activation à ces contacts.

    • Nous vous conseillons de le faire si les contacts en question ne font pas encore partie de vos clients ou ne vous ont pas encore donné leur autorisation de leur envoyer des e-mails. (Vous pouvez vous baser sur d'autres critères, tels que : l'âge de votre liste, votre secteur, la source de votre liste, le type d'activité que vous proposez et les fournisseurs de services internet de vos contacts.) Cette étape vous permet à la fois de confirmer les adresses électroniques, mais aussi de vous assurer que vos listes sont constituées de contacts qui sont réellement intéressés par vos e-mails. Si vous décidez de leur envoyer un message d'activation, vos contacts ne recevront pas d'e-mails de votre part tant qu'ils n'auront pas cliqué sur le lien d'activation. Une fois que le contact a cliqué sur le lien, son statut change dans Announcer Pro afin qu'il puisse recevoir vos e-mails.

    • Si vous souhaitez envoyer un message d'activation, cliquez sur la coche (pour l'activer) située à gauche de la phrase « Envoyer un message d'activation aux abonnés ».

• Cliquez sur le bouton « Importer ».

Comment importer des contacts à l'aide d'un fichier .CSV

Étape 1 - Créer une feuille de calcul .csv

Créez une feuille de calcul contenant tous vos contacts. Pour cela, vous pouvez utiliser Microsoft Excel ou Open Office. Ajoutez tous les contacts désirés. Pour être téléchargée correctement, votre liste de contacts doit contenir des titres de colonne.

REMARQUE : voici un exemple de feuille de calcul. Votre feuille de calcul doit au moins contenir une colonne intitulée Adresse électronique. Les autres champs et données sont facultatifs.

Étape 2 – Enregistrer le fichier

Une fois la feuille de calcul créée, enregistrez-la au format .csv.

Par exemple, dans Microsoft Office Excel , cliquez sur Fichier -> Enregistrer sous.

Étape 3 - Télécharger le fichier

Dans la section Importer des contacts à partir d’une feuille de calcul , cliquez sur le bouton Parcourir les fichiers (ou faites glisser le fichier dans cette zone) , choisissez le fichier au format .csv, puis cliquez sur  Télécharger.

2. Copier et coller des contacts à partir d'une liste :

• Vous pouvez saisir manuellement ou copier-coller jusqu'à 1 500 adresses électroniques qui seront ajoutées à une liste de contacts.

• Cette méthode ne conserve que l'adresse électronique pour chaque contact. Les autres informations devront être ajoutées manuellement.

5. Créer un formulaire d’abonné.

Le créateur de formulaire d’abonné vous offre la possibilité de personnaliser l’apparence de votre formulaire d’abonné, de sorte qu’il corresponde aux couleurs de votre site. Vous pouvez facilement choisir la liste dans laquelle les abonnés seront placés et contrôler les champs affichés sur le formulaire d’abonné.

• Ajoutez un nom au formulaire d'abonné.

• Choisissez une liste de contacts à laquelle les clients seront ajoutés.

• Cliquez sur le bouton « Créer » et commencez à personnaliser votre formulaire.

  • Vous pouvez ajouter les champs suivants :

    • Adresse électronique

    • Nom et prénom

    • Nom de l’entreprise

    • Adresse postale

    • Ligne d'adresse 2

    • Ville/Agglomération

    • État/Province

    • Code postal

    • Pays

    • Téléphone

    • Remarques

    • Saut de section

  • Dans les paramètres de champ, vous pouvez :

    • cocher/décocher chaque champ comme vous le souhaitez

    • ajouter/supprimer un champ

    • modifier l'ordre des champs

  • Dans les paramètres du formulaire, vous pouvez ajouter :

    • Un titre de formulaire

    • Une description

    • Un bouton texte

    • Une couleur d’arrière-plan

    • Une couleur de bordure

    • Une couleur de texte

    • Un nom de formulaire

    • Un choix de liste pour le contact

• Pour enregistrer le formulaire d'abonné, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

• Après avoir enregistré le formulaire, une fenêtre contextuelle vous indiquant comment l'implémenter sur votre site Web s'affiche.

6. Exporter des listes. 

Vous pouvez exporter vos listes de contacts sur votre ordinateur en tant que fichier .CSV (que vous pouvez utiliser dans un logiciel lisant les feuilles de calcul, comme Excel) ou en tant que fichier HTML.

• Choisissez les listes que vous souhaitez exporter en cochant la case de la colonne la plus droite. (Les listes sélectionnées affichent une coche. Vous pouvez les désélectionner en cliquant sur cette coche.)

  • Vous pouvez sélectionner toutes les listes en cochant la case de la colonne la plus à droite de la ligne intitulée « Listes ».

• Choisissez le format du fichier exporté. Cliquez sur le bouton « Exporter au format HTML » ou « Exporter au format CSV ».

7. Fusionner des listes. 

Vous pouvez intégrer une ou plusieurs listes à une autre liste.

• Étape 1 : « Sélectionner les listes à fusionner ». Cochez la case située à gauche de chaque liste désirée.

• Étape 2 : « Sélectionner la liste d'accueil ou saisissez le nom d'une nouvelle liste ». Cliquez sur le cercle situé à gauche de la liste que vous souhaitez alimenter ou saisissez un nom de liste dans la case « saisir un nom ici pour créer une nouvelle liste ».

  • Si l'un des contacts se trouve dans plus d'une de vos listes, il apparaîtra une seule fois dans la liste fusionnée.

• Une fois les étapes 1 et 2 terminées, cliquez sur « Appliquer ». REMARQUE : Les listes d'origine ne seront pas modifiées par la fusion.