Assistant « Créer un e-mail »

L'assistant « Créer un e-mail » vous guide tout au long des étapes nécessaires à la création d'un e-mail et à la mise en place d'une liste de diffusion.

Pour utiliser l'assistant, cliquez sur « Créer un e-mail » dans le « Menu principal ». Vous pouvez également cliquer sur l'onglet « Créer un e-mail » de n'importe quelle page.

Étape 1 : Définir les détails de l'e-mail

C'est à cette étape que vous pouvez visualiser et modifier les informations relatives à votre entreprise, modifier votre adresse électronique d'expéditeur, ajouter un nom et une ligne d'objet à l'e-mail, et choisir des options pour les réseaux sociaux.

Les informations de votre entreprise apparaissent comme informations de contact dans le pied de page de tous les e-mails que vous envoyez.

• Vous pouvez cliquer sur « Modifier » pour changer vos informations d'entreprise.

• La loi américaine exige que l’adresse physique de l’expéditeur d’un e-mail apparaisse dans tout e-mail à caractère commercial.

Votre e-mail sera envoyé depuis l'« Adresse électronique de l'expéditeur ». Pour modifier votre adresse électronique d'expéditeur, cliquez sur le menu déroulant et choisissez une autre adresse.

REMARQUE : vous ne pouvez sélectionner que des adresses électroniques confirmées. Pour cela, vous devez ajouter une nouvelle adresse électronique et la confirmer dans les Paramètres.

REMARQUE : si un utilisateur n'a pas terminé une campagne e-mail, Announcer Pro vous proposera de la terminer ou bien d'en démarrer une nouvelle.

Étape 2 : Choisir des contacts

Choisissez la liste (ou les listes) de contacts à laquelle vous souhaitez envoyer votre e-mail. Vous pouvez également ajouter des contacts à cette étape.

Sélectionnez une ou plusieurs listes de contacts :

• Sélectionnez une ou plusieurs listes de contacts à laquelle ou auxquelles vous souhaitez envoyer votre e-mail.

• Si c'est la première fois que vous utilisez Announcer Pro, vous devez d'abord créer une liste de contacts (voir ci-dessous) puis choisir une ou plusieurs des listes de contacts auxquelles vous voulez envoyer votre e-mail.

Ajouter des contacts. Vous pouvez créer une liste de contacts de trois façons différentes :

1. À partir d'une feuille de calcul :

• Vous pouvez ajouter un nombre de contacts illimités mais Announcer Pro ne peut importer que 1 500 contacts à la fois. Si vous avez plus de 1 500 contacts, effectuez plusieurs importations.

• Créez votre propre feuille de calcul de contacts (par exemple en utilisant un document Microsoft Excel) et enregistrez-la en tant que fichier .CSV. Remarque : la feuille de calcul doit contenir des titres de colonnes et, a minima, l'adresse électronique des contacts.

• Cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez le fichier .CSV que vous souhaitez importer depuis votre ordinateur. Ensuite, cliquez sur le bouton « Télécharger ».

  • Sélectionnez les listes dans lesquelles vous souhaitez ajouter les contacts. (Vous pouvez également créer une nouvelle liste, puis ajouter les contacts à cette nouvelle liste.)

  • Décidez d'envoyer ou non un message d'activation à ces contacts.

    • Nous vous conseillons de le faire si les contacts en question ne font pas encore partie de vos clients ou ne vous ont pas encore donné l'autorisation de leur envoyer des e-mails. (Vous pouvez vous baser sur d'autres critères, tels que : l'âge de votre liste, votre secteur, la source de votre liste, le type d'activité que vous proposez et les fournisseurs de services internet de vos contacts). Cette étape vous permet à la fois de confirmer les adresses électroniques, mais aussi de vous assurer que vos listes sont constituées de contacts qui sont réellement intéressés par vos e-mails. Si vous décidez de leur envoyer un message d'activation, vos contacts ne recevront pas d'e-mails de votre part tant qu'ils n'auront pas cliqué sur le lien d'activation. Une fois que le contact a cliqué sur le lien, son statut change dans Announcer Pro afin qu'il puisse recevoir vos e-mails.

    • Si vous souhaitez envoyer un message d'activation, cliquez sur la coche (pour l'activer) située à gauche de la phrase « Envoyer un message d'activation aux abonnés ».

•  Cliquez sur le bouton « Importer ».

Comment importer des contacts à l'aide d'un fichier .CSV

Étape 1 - Créer une feuille de calcul .csv

Créez une feuille de calcul contenant tous vos contacts. Pour cela, vous pouvez utiliser Microsoft Excel ou Open Office. Ajoutez tous les contacts désirés. Pour être téléchargée correctement, votre liste de contacts doit contenir des titres de colonne.

REMARQUE : voici un exemple de feuille de calcul. Votre feuille de calcul doit au moins contenir une colonne intitulée Adresse électronique. Les autres champs et données sont facultatifs.

Étape 2 – Enregistrer le fichier

Une fois la feuille de calcul créée, enregistrez-la au format .csv.

Par exemple, dans Microsoft Office Excel , cliquez sur Fichier -> Enregistrer sous.

Étape 3 - Télécharger le fichier

Dans la section Importer des contacts à partir d’une feuille de calcul , cliquez sur le bouton  Parcourir les fichiers (ou faites glisser le fichier dans cette zone) , choisissez le fichier au format .csv, puis cliquez sur  Télécharger.

2. Copier et coller des contacts à partir d'une liste :

• Vous pouvez saisir manuellement ou copier-coller jusqu'à 1 500 adresses électroniques qui seront ajoutées à une liste de contacts.

• Cette méthode ne conserve que l'adresse électronique pour chaque contact. Les autres informations devront être ajoutées manuellement.

Étape 3 : Choisir un modèle

Cette étape vous permet de sélectionner un modèle qui sera utilisé pour e-mail. Ce modèle vous offrira un bon départ pour créer votre e-mail.

Étape 1 : cliquez sur un modèle.

Étape 2 : visualisez son aperçu.

Étape 3 : cliquez sur le bouton « Sélectionner ce modèle ».

Étape 4 : cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l'étape suivante.

• Si vous voyez un modèle affichant une « coche » en haut à gauche et que vous souhaitez l'utiliser, cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l'étape suivante de l'assistant.

• Vous pouvez en consulter plusieurs, puis cliquer sur un modèle qui vous intéresse. Ce dernier s'affiche en format agrandi. Si vous souhaitez utiliser ce modèle, cliquez sur le bouton « Sélectionner ce modèle » sur l'écran de prévisualisation. Le modèle sélectionné est prêt pour l'étape suivante. Si vous ne souhaitez pas utiliser le modèle, cliquez sur le bouton « Sélectionner un autre modèle » pour revenir à l'étape de choix du modèle dans laquelle vous pouvez continuer à consulter les différents modèles disponibles. (Vous pouvez cliquez sur « Retour » pour revenir à l'étape précédente.)

Étape 4 : Modifier le modèle

Le modèle choisi est composé d'un certain nombre d'images et de zones de texte. À cette étape, les outils d'édition vous permettront de finir votre e-mail.

Pour savoir comment utiliser l'éditeur, cliquez sur le lien d'aide en haut à gauche de la page d'édition.

Quand vous avez fini de modifier votre e-mail, cliquez sur « Enregistrer », puis sur « Suivant » pour passer à l'étape suivante.  Cliquez sur « Retour » pour revenir à l'étape précédente.

À cette étape, vous pouvez aussi envoyer une version test de votre e-mail et visualiser un aperçu de son apparence pour vos destinataires. Néanmoins, vous devez d'abord enregistrer votre e-mail avant de le prévisualiser.

Remarque : vous pouvez modifier votre e-mail à tout moment avant de l'envoyer en vous rendant dans la section « Gérer les e-mails ».

Étape 5 : Planifier l’e-mail

À cette étape, vous avez trois options.

Option 1 : envoyer maintenant

• Votre e-mail sera immédiatement placé dans la file d'attente des e-mails à envoyer.

Option 2 : enregistrer le brouillon

• Un brouillon de votre e-mail sera enregistré et restera disponible pour de futures modifications ou pour une planification ultérieure dans la section « Gérer les e-mails ».

Option 3 : planifier l'e-mail

• Vous pouvez choisir une heure et une date pour placer votre e-mail dans la file d'attente des e-mails à envoyer.

Étape 6 : terminer l'e-mail

Cette dernière étape vous confirme que votre e-mail est terminé.

Vous pouvez en plus effectuer les actions suivantes :

• « Créer un autre e-mail » -- Cette option vous ramène à la première étape de l'assistant de création d'e-mail pour vous permettre d'en créer un autre.

• Aller dans « Gérer les e-mails » -- Vous pouvez modifier ou replanifier l'e-mail que vous venez de créer.