Gérer les contacts

Dans « Gérer les contacts », vous pouvez gérer vos listes de contacts :

1. Ajouter des contacts Utilisez cette fonction pour ajouter manuellement un contact à la fois.

2. Trouver/Modifier des contacts Utilisez cette fonction pour faire une recherche parmi vos contacts pour ensuite y apporter des modifications.

3. Créer/Modifier des listes Utilisez cette fonction pour créer de nouvelles listes.

4. Importer des courriels Utilisez cette fonction pour importer des listes de contacts à partir d’Outlook ou d’une feuille de calcul.

5. Créer un formulaire d’abonné

6. Exporter des listes Utilisez cette fonction pour exporter des listes de contacts vers votre ordinateur.

7. Fusionner des listes Utilisez cette fonction pour fusionner vos listes de contacts.

1. Ajouter des contacts 

Ajoutez des contacts, un par un, à vos listes de contacts.

• Décidez si vous voulez envoyer à ces contacts un message d’abonnement.

  • Il est recommandé de le faire si vos contacts ne sont pas vos clients ou ne vous ont pas encore donné la permission de leur envoyer des courriels. (D’autres facteurs incluent : l’âge de votre liste, votre industrie, la source de votre liste, le type d’entreprise dont vous faites partie et les fournisseurs de service Internet des contacts). Cette étape confirme que l’adresse courriel est valide, mais fait aussi en sorte de vous assurer que vos listes sont composées de contacts qui sont véritablement intéressés à recevoir des courriels de votre part. Si vous décidez d’envoyer ce type de messages, les contacts ne recevront pas de messages de votre part jusqu’à ce qu’ils aient cliqué sur un lien du message d’abonnement. Lorsqu’un contact clique sur le lien, Announcer Pro change son statut et il pourra par la suite recevoir des courriels de votre part.

  • Si vous décidez d’envoyer un message d’abonnement, cliquez sur la coche (pour l’ajouter) à gauche de « Envoyer un message d’abonnement aux contacts (recommandé) ».

• Pour ajouter un contact, entrez l’adresse courriel (requise) et le prénom et nom de famille (facultatif), sélectionnez les listes auxquelles vous voulez ajouter des contacts en cliquant sur la coche à gauche de la (les) liste(s), puis cliquez sur le bouton « ajouter ».

• Si vous voulez entrer des renseignements supplémentaires (adresse, téléphone, etc.) sur vos contacts, une fois que vous aurez terminé d’ajouter vos contacts, vous devrez aller dans « Rechercher et modifier des contacts », trouver le contact et ajouter les renseignements supplémentaires.

2. Rechercher et modifier des contacts 

Vous pouvez modifier les contacts de vos listes.

• « Rechercher des contacts ». Vous pouvez utiliser les fonctions suivantes pour trouver vos contacts :

  • « Recherche » Vous pouvez sélectionner le nom, le courriel, l’adresse, le numéro de téléphone, la ville/localité, l’état/la province, le pays

  • « Avec statut » La valeur par défaut est « tous ». Vous pouvez sélectionner « actifs » (les contacts qui reçoivent vos courriels), « bloqués » (les contacts qui ont décidé de ne pas recevoir vos courriels), « en attente » (les contacts à qui vous avez envoyé  un courriel d’abonnement  mais qui ne se sont pas encore abonnés) ou « confirmé par l’utilisateur »

  • « Ceux ». La valeur par défaut est « qui contiennent ». Vous pouvez aussi faire une recherche par concordance « parfaite ».

  • Ensuite, saisissez le motif de votre recherche. (par ex. : l’adresse courriel).

  • « Dans ».  La valeur par défaut est « toutes les listes ». Vous pouvez sélectionner une liste spécifique.

• Les résultats de votre recherche seront affichés dans « Résultats de recherche ».

• Trouvez le contact que vous désirez modifier. Vous pouvez :

  • Supprimer le contact en cliquant sur l’icône de suppression dans la colonne supérieure droite, puis cliquer sur « Oui ». (Avant de cliquer sur « oui » vous pouvez annuler la suppression en cliquant sur « non »).

  • Modifier le contact en cliquant sur le contact. Vous serez dirigé vers un écran « Modifier le contact » où vous pourrez :

    • Modifier les renseignements sur le contact. (Remarque : vous pouvez tout changer sauf l’adresse courriel. Si l’adresse courriel est incorrecte, vous devez supprimer le contact et le rajouter avec sa bonne adresse courriel).

    • Changez les listes auxquelles le contact est associé.

      • Pour ajouter le contact à une liste, cliquez sur la boîte à gauche de la liste (une coche s’affichera).

      • Pour retirer le contact d’une liste, cliquez sur la coche dans la case à gauche de la liste (la case sera vide à ce moment).

    • Envoyez un courriel d’abonnement au contact en cliquant sur « Envoyer un courriel d’abonnement ».  (Vous pouvez envoyer jusqu’à 3 courriels d’abonnement.)

Lorsque vous avez terminé de modifier le contact, cliquez sur « Appliquer » et vous serez redirigé vers la page « Rechercher des contacts ».

3. Créer/Modifier des listes. 

Vous pouvez ajouter une nouvelle liste, modifier les contacts d’une liste ou supprimer une liste.

• Pour ajouter une nouvelle liste, entrez le nom de la liste et cliquez sur « Créer »

  • Pour ajouter des contacts à la liste, vous devez utiliser « Ajouter des contacts » (un à la fois), « Modifier les contacts » (un à la fois) ou « Importer des contacts ».

• Pour modifier les contacts d’une liste, cliquez sur la liste. La liste de contacts sera affichée ci-dessous et vous pourrez modifier les coordonnées des contacts, modifier les listes auxquelles le contact est associé ou envoyer un courriel d’abonnement.

• Pour supprimer une liste, cliquez sur l’icône « supprimer » (colonne droite). Si des contacts sont associés à la liste, on vous demandera de confirmer que vous voulez supprimer la liste.

4. Importer des courriels. 

Vous pouvez importer des contacts à partir d’Outlook ou d’une feuille de calcul :

1. À partir   d’une feuille de calcul :

• Vous pouvez ajouter un nombre illimité de contacts   , mais Announcer Pro ne peut importer que 1500 contacts à la fois. Si vous avez plus de 1500 contacts, vous devrez faire plus d’une importation.

• Créez vos contacts avec votre propre feuille de calcul (par ex. : Excel de Microsoft) et enregistrez-la en fichier .CSV. Remarque : la feuille de calcul doit contenir des titres et le minimum de renseignements requis est l’adresse courriel du contact.

• Cliquez sur le bouton « parcourir », et trouvez et sélectionnez le fichier CSV que vous désirez téléverser à partir de votre ordinateur. Puis, cliquez sur le bouton « importer ».

  • Sélectionnez les listes auxquelles vous voulez ajouter les contacts. (Vous pouvez aussi créer une nouvelle liste et ajouter les contacts à cette nouvelle liste).

  • Décidez si vous voulez envoyer à ces contacts un message d’abonnement.

    • Il est recommandé de le faire si vos contacts ne sont pas vos clients ou ne vous ont pas encore donné la permission de leur envoyer des courriels. (D’autres facteurs incluent : l’âge de votre liste, votre industrie, la source de votre liste, le type d’entreprise dont vous faites partie et les fournisseurs de service Internet des contacts). Cette étape confirme que l’adresse courriel est valide, mais fait aussi en sorte de vous assurer que vos listes sont composées de contacts qui sont véritablement intéressés à recevoir des courriels de votre part. Si vous décidez d’envoyer ce type de messages, les contacts ne recevront pas de messages de votre part jusqu’à ce qu’ils aient cliqué sur un lien du message d’abonnement. Lorsqu’un contact clique sur le lien, Announcer Pro change son statut et il pourra par la suite recevoir des courriels de votre part.

    • Si vous décidez d’envoyer un message d’abonnement, cliquez sur la coche (pour l’ajouter) à gauche de « Envoyer un message d’abonnement aux contacts ».

• Cliquez sur le bouton « importer ».

Comment importer des contacts avec un fichier CSV

Étape 1 - Créer une feuille de calcul .csv.

Créez une feuille de calcul avec tous vos contacts. La feuille de calcul peut être faite dans Microsoft Excel ou Open Office. Ajoutez tous les contacts désirés. Pour qu’une liste de contacts soit téléversée avec succès un titre de colonne doit faire partie de la feuille de calcul.

REMARQUE : Un exemple de feuille de calcul se trouve ci-dessous. Au minimum, le titre de colonne Courriel doit apparaître dans la version finale de votre feuille de calcul. Tous les autres champs et données sont facultatifs.

Étape 2 - Enregistrer le fichier

Une fois que vous avez créé la feuille de calcul, la feuille de calcul doit être enregistrée en format .csv.

Par exemple, à l’aide de  « Excel de Microsoft Office » , choisissez  Fichier > Enregistrer sous

Étape 3 - Téléverser le fichier

Cliquez sur le bouton  Parcourir le fichier de la section  Importer des contacts à partir d’une feuille de calcul  (ou glisser et déposer ce fichier à un endroit précis) , localisez la feuille de calcul des contacts enregistrée en format .csv et cliquez sur  Téléverser

2. À partir de Copier-coller une liste de courriels

• Vous pouvez entrer les courriels manuellement ou utiliser la fonction couper/copier et coller pour prendre une liste de 1 à 1500 courriels qui seront ajoutés à une liste de contacts.

• Cette méthode conservera uniquement le courriel du contact. Tout autre renseignement devra être ajouté manuellement.

5. Créer un formulaire d’abonné.

Le créateur de formulaire d’abonné vous offre la possibilité de personnaliser l’apparence de votre formulaire d’abonné, de sorte qu’il corresponde aux couleurs de votre site. Vous pouvez facilement choisir la liste dans laquelle les abonnés seront placés et contrôler les champs affichés sur le formulaire d’abonné.

• Ajouter le nom d’un formulaire d’abonné

• Choisissez les listes de contacts auxquelles les clients abonnés seront ajoutés.

• Cliquez sur le bouton « Créer » et commencez à modifier le formulaire.

  • Vous pouvez ajouter les champs suivants au formulaire d’abonné.

    • Adresse e-mail

    • Nom et prénom

    • Nom de l’entreprise

    • Adresse

    • Adresse ligne 2

    • Ville/Agglomération

    • État/Province

    • Code postal

    • Pays

    • Téléphone

    • Remarques

    • Saut de section

  • Dans les paramètres du champ, vous pouvez :

    • cocher/décocher chaque champ tel que requis

    • ajouter/retirer un champ

    • changer l’ordre des champs

  • Dans Paramètres du formulaire, vous pouvez ajouter :

    • Titre du formulaire

    • Description

    • Texte du bouton

    • Couleur d’arrière-plan

    • Couleur de bordure

    • Couleur du texte

    • Nom du formulaire

    • Choisir la liste de contacts

• Pour enregistrer le formulaire d’abonné, vous devez cliquer sur le bouton « Enregistrer »

• Après l’enregistrement, une fenêtre contenant les renseignements vous indiquant comment ajouter ce formulaire à votre site Web s’affichera.

6. Exporter des listes. 

Vous pouvez exporter vos listes de contacts à votre ordinateur en tant que fichier CSV (que vous pouvez utiliser dans un programme de feuille de calcul comme Excel) ou un fichier HTML.

• Sélectionnez la (les) liste(s) que vous désirez exporter en cliquant sur la case dans la colonne supérieure droite. (Une coche sera affichée dans les listes sélectionnées. Vous pouvez décocher la case en cliquant sur la coche).

  • Vous pouvez sélectionner toutes les listes en cliquant sur la case dans la colonne supérieure droite intitulée « Listes ».

• Sélectionnez le format du fichier exporté. Cliquez sur le bouton « Exporter en HTML » ou sur le bouton « Exporter en CVS ».

7. Fusionner des listes. 

Vous pouvez fusionner une ou plusieurs listes avec une autre liste.

• Étape 1 : « Sélectionner la (les) liste(s) à fusionner ». Cliquez sur la case à  gauche de chaque liste que vous désirez sélectionner.

• Étape 2 : « Sélectionner la liste à fusionner ou saisir le nom d’une nouvelle liste : Cliquez sur le cercle à gauche de la liste que vous désirez fusionner ou entrez le nom d’une liste dans la case « saisir ce champ pour créer une nouvelle liste ».

  • Si un contact apparaît dans plus d’une listes, il apparaîtra une seule fois dans la liste fusionnée.

• Après avoir complété les étapes 1 et 2, cliquez sur « Appliquer ». NOTE : Les listes originales sont conservées une fois la fusion complétée.