Assistant « Créer un courriel »

L’assistant « Créer un courriel » vous guide étape par étape pour créer un courriel et configurer une liste de distribution.

Pour utiliser l’assistant, vous pouvez cliquer sur « Créer un courriel » dans le « Menu principal ». Vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet « Créer  un courriel sur n’importe quelle page.

Étape 1 : Détails du courriel

À cette étape, vous pouvez voir ou modifier les renseignements de votre entreprise, modifier votre adresse courriel en tant qu’expéditeur, nommer votre courriel, donner un sujet à votre courriel et choisir des options concernant les réseaux sociaux.

Les renseignements de votre entreprise apparaissent dans vos coordonnées au pied de la page de tous les courriels que vous envoyez.

• Vous pouvez cliquer sur « Modifier » pour changer les renseignements de votre entreprise.

• *La loi américaine exige que l’adresse physique de l’expéditeur d’un e-mail apparaisse dans tout e-mail à caractère commercial.

Votre courriel sera envoyé à partir de « l’adresse courriel de l’expéditeur ». Pour changer votre adresse courriel d’expéditeur, cliquez sur le menu déroulant ou sélectionner un autre courriel.

REMARQUE :  Vous pouvez sélectionner uniquement des courriels confirmés. Dans paramètres, vous devriez ajouter un nouveau courriel et le confirmer.

REMARQUE :Si un utilisateur a une campagne de courriels incomplète, Announcer Pro lui proposera de continuer ou d’en créer une nouvelle du début.

Étape 2 : Choisir des contacts

À cette étape, vous sélectionnez la liste (ou les listes) de contacts auxquelles vous voulez envoyer votre courriel. Vous pouvez aussi ajouter des contacts à cette étape.

Sélectionner une (des) liste(s) de contacts :

• Sélectionner une ou des listes de contacts à qui vous voulez envoyer votre courriel.

• Si c’est la première fois que vous utiliser Announcer Pro, vous devez d’abord configurer une liste de contacts (voir ci-dessous) et sélectionner une ou plusieurs listes de contacts à qui vous voulez envoyer votre courriel.

Ajouter des contacts.  Vous pouvez configurer des listes de contacts de trois façons :

1. À partir   d’une feuille de calcul :

• Vous pouvez ajouter un nombre illimité de contacts   , mais Announcer Pro ne peut importer que 1500 contacts à la fois. Si vous avez plus de 1500 contacts, vous devrez faire plus d’une importation.

• Créez vos contacts avec votre propre feuille de calcul (par ex. : Excel de Microsoft) et enregistrez-la en fichier .CSV. Remarque : la feuille de calcul doit contenir des titres et le minimum de renseignements requis est l’adresse courriel du contact.

• Cliquez sur le bouton « parcourir », et trouvez et sélectionnez le fichier CSV que vous désirez téléverser à partir de votre ordinateur. Puis, cliquez sur le bouton « téléverser ».

  • Sélectionnez les listes auxquelles vous voulez ajouter les contacts. (Vous pouvez aussi créer une nouvelle liste et ajouter les contacts à cette nouvelle liste).

  • Décidez si vous voulez envoyer à ces contacts un message d’abonnement.

    • Il est recommandé de le faire si vos contacts ne sont pas vos clients ou ne vous ont pas encore donné la permission de leur envoyer des courriels. (D’autres facteurs incluent : l’âge de votre liste, votre industrie, la source de votre liste, le type d’entreprise dont vous faites partie et les fournisseurs de service Internet des contacts). Cette étape confirme que l’adresse courriel est valide, mais fait aussi en sorte de vous assurer que vos listes sont composées de contacts qui sont véritablement intéressés à recevoir des courriels de votre part. Si vous décidez d’envoyer ce type de messages, les contacts ne recevront pas de messages de votre part jusqu’à ce qu’ils aient cliqué sur un lien du message d’abonnement. Lorsqu’un contact clique sur le lien, Announcer Pro change son statut et il pourra par la suite recevoir des courriels de votre part.

    • Si vous décidez d’envoyer un message d’abonnement, cliquez sur la coche (pour l’ajouter) à gauche de « Envoyer un message d’abonnement aux contacts ».

•  Cliquez sur le bouton « importer ».

Comment importer des contacts avec un fichier CSV

Étape 1 - Créer une feuille de calcul .csv.

Créez une feuille de calcul avec tous vos contacts. La feuille de calcul peut être faite dans Microsoft Excel ou Open Office. Ajoutez tous les contacts désirés. Pour qu’une liste de contacts soit téléversée avec succès un titre de colonne doit faire partie de la feuille de calcul.

REMARQUE :  Un exemple de feuille de calcul se trouve ci-dessous. Au minimum, le titre de colonne Courriel doit apparaître dans la version finale de votre feuille de calcul. Tous les autres champs et données sont facultatifs.

Étape 2 - Enregistrer le fichier

Une fois que vous avez créé la feuille de calcul, la feuille de calcul doit être enregistrée en format .csv.

Par exemple, à l’aide de  « Excel de Microsoft Office » , choisissez  Fichier > Enregistrer sous

Étape 3 - Téléverser le fichier

Cliquez sur le bouton  Parcourir le fichier de la section  Importer des contacts à partir d’une feuille de calcul  (ou glisser et déposer ce fichier à un endroit précis) , localisez la feuille de calcul des contacts enregistrée en format .csv et cliquez sur  Téléverser

2. À partir de Copier-coller une liste de courriels

• Vous pouvez entrer les courriels manuellement ou utiliser la fonction couper/copier et coller pour prendre une liste de 1 à 1500 courriels qui seront ajoutés à une liste de contacts.

• Cette méthode conservera uniquement le courriel du contact. Tout autre renseignement devra être ajouté manuellement.

Étape 3 : Choisir un modèle

À cette étape, vous pouvez sélectionner un modèle qui sera utilisé pour votre courriel. Le modèle que vous sélectionnerez vous donnera une excellente longueur d’avance dans la création de votre courriel.

Étape 1 : cliquer sur un modèle

Étape 2 : aperçu du modèle

Étape 3 : cliquer sur le bouton « Sélectionner ce modèle »

Étape 4 : cliquer sur le bouton « Suivant » pour passer à l’étape suivante

• Si vous voyez un modèle avec une « coche » dans le coin supérieur gauche, et que vous voulez utiliser ce modèle, cliquez sur « Suivant » et l’assistant vous dirigera vers l’étape suivante.

• Vous pouvez afficher les modèles affichés et cliquer sur un modèle que vous aimeriez utiliser. Une plus grande version du modèle s’affichera. Si vous voulez utiliser le modèle, cliquez sur le bouton « Sélectionner ce modèle » sur l’écran aperçu et le modèle sélectionné sera prêt pour l’étape suivante. Si vous ne voulez pas utiliser le modèle, cliquez sur le bouton « Sélectionner un modèle différent » et vous reviendrez à l’étape « Choisir un modèle » où vous pourrez continuer à voir des modèles offerts. (Vous pouvez cliquer sur « Revenir en arrière » pour revenir à l’étape précédente.)

Étape 4 : Modifier le modèle

Le modèle que vous avez sélectionné est composé d’un nombre d’images et de zones de texte. À cette étape, utilisez les outils de rédaction pour finir votre courriel.

Pour des détails spécifiques sur la façon d’utiliser l’outil de rédaction, cliquez sur le lien d’assistance sur l’écran dans le coin supérieur gauche de la page de rédaction.

Lorsque vous avez terminé de rédiger votre courriel, cliquez sur « Enregistrer » et sur « Suivant » pour passer à l’étape suivante. Cliquez sur « Revenir en arrière » pour revenir à l’étape précédente.

À cette étape, vous pouvez également envoyer une copie test de votre courriel et ainsi voir un aperçu de votre courriel avant de l’envoyer à vos destinataires. Toutefois, vous devrez enregistrer votre courriel avant d’en voir l’aperçu.

Veuillez noter :  À tout moment avant que votre courriel soit envoyé, vous pourrez modifier votre courriel en allant sur « Gérer les courriels ».

Étape 5 : Programmer le courriel

Cette étape vous offre trois options...

Option 1 : Envoyer maintenant

• Votre courriel sera immédiatement placé dans la file d’envoi de vos courriels.

Option 2 : Enregistrer le brouillon

• Un brouillon de votre courriel sera enregistré et vous aurez la possibilité de le modifier en d’en programmer l’envoi plus tard dans Gérer les courriels.

Option 3 : Calendrier

• Vous pouvez choisir de faire en sorte que vos courriels soient en attente dans une file de courriels à être envoyés à une heure et une date données.

Étape 6 : Courriel terminé!

La dernière étape confirme que votre courriel est terminé.

Il y a des renseignements sur les courriels créés et d’autres actions possibles :

• « Créer un autre courriel » -- Vous redirige vers la première étape de l’assistant « Créer un courriel » et vous permet de créer un autre courriel.

• « Aller à la gestion des courriels »  - Vous pouvez modifier ou reprogrammer l’envoi d’un courriel que vous venez de créer.