Programmateur de rendez-vous

L’application Programmateur de rendez-vous permet aux visiteurs de votre site de prendre facilement des rendez-vous 24 h/24 et 7 j/7 directement depuis votre site web. Ils peuvent ainsi sélectionner le service qu’ils souhaitent recevoir et réserver un jour et une heure disponibles. Une fois qu’ils soumettent leurs coordonnées, le créneau du rendez-vous est considéré comme réservé.

Utilisez l’interface Gérer les rendez-vous pour modifier, accepter et refuser des demandes de rendez-vous.

Pour activer l’application sur votre site, utilisez le menu de gauche comme pour n’importe quelle autre application. Une fois que vous avez activé l’application, vous pouvez la déplacer par glisser-déposer à l’endroit que vous désirez, sur la page de votre choix.

Une fois que vous avez placé l’application sur une page, le menu de droite s’ouvre automatiquement pour vous permettre de la configurer. Vous devez sélectionner un service actif avant d’enregistrer la configuration ou de fermer la fenêtre. Pour accéder à une section (la section « Configuration », par exemple), cliquez sur l’icône correspondante.

Configuration

L’onglet « Configuration » permet de configurer votre bouton « Réserver en ligne maintenant ». Les visiteurs verront ce bouton sur votre site web avant de sélectionner l’un des services fournis.

• Alignement du bouton : cette option permet de modifier l’alignement du bouton.
• Type du bouton : choisissez l’un des types de boutons prédéfinis proposés, ou téléversez une image personnalisée.
• Légende : définissez le texte de légende du bouton. (Option non disponible pour les images personnalisées importées)
• Icône : sélectionnez une icône à appliquer au bouton.

Heures d’ouverture

L’onglet « Heures d’ouverture » permet de définir vos horaires d’ouverture, ce qui a une incidence sur les périodes auxquelles il est possible de programmer un rendez-vous.

Vous trouverez un onglet supplémentaire intitulé « Vacances » qui permet de désigner certains jours ou certaines périodes comme non ouvrables. Cela a une incidence sur le calendrier utilisé par les clients pour prendre rendez-vous, mais cela n’a pas d’effet sur l’option Afficher les heures d’ouverture, si elle est activée.

 

Notifications

L’onglet « Notifications » vous permet de modifier vos paramètres de notification.

• Exiger la confirmation : si cette option est activée, l’application envoie un e-mail de demande d’approbation au prestataire du service au moment de la prise de rendez-vous. Celui-ci doit alors utiliser l’outil Gérer les rendez-vous pour confirmer le rendez-vous. La personne qui réserve le service reçoit également un e-mail lui demandant d’attendre la confirmation. Une notification supplémentaire lui est ensuite envoyée par e-mail au moment de la confirmation.
• Conformité HIPAA : l’activation de cette option désactive tous les e-mails de notification, conformément à l’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Cette option concerne les e-mails associés à la confirmation du rendez-vous. Si elle est activée, l’option « Informer par e-mail » ne peut pas être activée.
• Informer par e-mail : si cette option est désactivée, aucun e-mail n’est envoyé à l’une ou l’autre des parties. Cependant, si l’option « Exiger la confirmation » est activée, le rendez-vous peut être confirmé ou refusé. Par ailleurs, si cette option est activée, les notifications par e-mail sont envoyées aux deux parties, et ce, même si l’option « Exiger la confirmation » n’a pas été activée.
• Envoyer la notification à ces adresses électroniques : dans ce champ, vous pouvez saisir l’adresse e-mail à laquelle le prestataire de service recevra les notifications. Il est possible d’inscrire plusieurs adresses, mais celles-ci doivent être séparées par une virgule.

• Champ d’informations supplémentaires : si cette option est activée, un champ d’informations supplémentaires s’affiche avant la confirmation du rendez-vous. Ce champ peut être renommé par le biais du paramètre Titre du champ ci-dessous, selon les besoins.
• Afficher les créneaux disponibles après : ce paramètre vous permet de gérer les options de réservation pour les visiteurs de votre site web. S’il est vide, cela n’a aucun effet sur les créneaux disponibles. En revanche, s’il est fixé à 24, par exemple, cela signifie qu’il n’est pas possible de réserver des services dans les 24 heures qui suivent, même s’il reste des créneaux disponibles. Cela peut être utile si vous avez besoin d’un délai supplémentaire pour traiter les confirmations de rendez-vous.
• Limiter les créneaux disponibles à : l’ajout d’un nombre dans ce champ fixe la date limite au-delà de laquelle les jours suivants sont considérés comme non disponibles pour une prise de rendez-vous.
• Annulation : ce paramètre vous permet de définir le nombre d’heures précédant un rendez-vous au-delà duquel il n’est plus possible d’annuler celui-ci. 

Services

Dans l’onglet « Services », vous pouvez ajouter et gérer ou modifier autant de services que vous le souhaitez.

Si vous cliquez sur l’icône de la roue dentée à côté d’un service, cela charge le menu permettant de modifier le service.

• Actif : cette option vous permet d’activer ou de désactiver rapidement des services existants.
• Nom du service : nom du service qu’il sera possible de réserver sur votre site web.
• Description : il s’agit de la description du service qui s’affichera sous le nom de ce service au moment de la réservation.
• Durée : période réservée pour le rendez-vous. Ce facteur influe sur les créneaux horaires de votre calendrier de rendez-vous.
• Prix : vous pouvez définir le prix du rendez-vous. Ce prix s’affichera au cours du processus de réservation.

Personnel

Dans la section « Personnel », vous pouvez ajouter les membres du personnel avec lesquels les visiteurs pourront choisir de prendre rendez-vous. 

Si vous cliquez sur l’icône de la roue dentée à côté d’un membre du personnel existant, cela charge le menu permettant de modifier les paramètres de cette personne.

 

• Nom : vous pouvez saisir le nom du membre du personnel à cet endroit. Ce nom s’affichera au moment de la réservation, juste après l’étape de sélection du service souhaité.
• Description : il s’agit de la description du membre du personnel qui s’affichera sous le nom de cette personne au moment de la réservation.
• Disponible : cette option vous permet de définir des heures d’ouverture pour chacun des membres de votre personnel. Sinon, ce sont les heures d’ouverture par défaut qui s’appliqueront.
• Informer par e-mail : cette option peut être utile pour envoyer individuellement des notifications de rendez-vous aux différents membres du personnel.
• Services : cette option vous permet de configurer des services individuels pour les membres de votre personnel en sélectionnant des cases pour chaque service fourni par chaque personne. Il est également possible d’activer tous les services par le biais du bouton radio « Exécuter tous les services ».
• Vacances : vous pouvez définir une plage de dates de vacances pour un membre du personnel. Ainsi, celui-ci n’apparaîtra pas parmi les options de rendez-vous proposées pendant cette période.