Administrar contactos – Ayuda

En “Administrar contactos”, puede gestionar sus listas de contactos:

Añadir contactos. Permite añadir contactos de uno en uno.
Buscar/editar contactos. Permite buscar contactos y realizar cambios en ellos.
Crear/editar listas. Permite crear listas nuevas.
Importar direcciones de correo electrónico. Permite importar listas de contactos desde Outlook o desde una hoja de cálculo.
Crear formulario para suscriptores.
Listas de exportación. Permite exportar listas de contactos a la computadora.
Listas combinadas. Permite combinar sus listas de contactos.

1. Añadir contactos

Añada contactos, de uno en uno, a sus listas de contactos.

Decida si desea enviar a estos contactos un mensaje de invitación.
- Se recomienda hacerlo si los contactos no son clientes o aún no le han dado permiso para enviarles correos electrónicos. (Entre otros factores se incluyen los siguientes: rango etario de su lista, la industria a la que pertenece, la fuente de su lista, el tipo de negocio al que se dedica y el prestador de servicios de internet de los contactos). Este paso confirma que la dirección de correo electrónico es válida, pero también garantiza que sus listas estén compuestas por contactos realmente interesados en recibir mensajes suyos por correo electrónico. Si decide hacerlo de esta manera, los contactos no recibirán correos electrónicos suyos hasta que hayan hecho clic en un enlace del mensaje de invitación. Cuando un contacto hace clic en el enlace, Announcer Pro cambiará su estado y ahora recibirá correos electrónicos de usted.
- Si decide enviar un mensaje de invitación, haga clic en la marca de verificación (para añadirlo) ubicada a la izquierda de “Enviar un mensaje de invitación a los suscriptores (recomendado)”
Para añadir un contacto, ingrese la dirección de correo electrónico (obligatoria) y el nombre y apellido (opcionales), seleccione las listas a las que desea añadir el contacto haciendo clic en la casilla ubicada a la izquierda de las listas y, a continuación, haga clic en el botón “Añadir”.
Si quiere ingresar información adicional (dirección, teléfono, etc.) sobre su contacto, cuando haya terminado de añadirlo, tendrá que ir a “Buscar y editar contactos”, buscarlo e introducir la información adicional.

2. Buscar y editar contactos

Puede editar los contactos de sus listas.

“Buscar contactos”. Puede utilizar las siguientes opciones para encontrar sus contactos:
- “Buscar”. Puede seleccionar el nombre, el correo electrónico, la empresa, la dirección, el teléfono, la ciudad o localidad, el estado o la provincia y el país.
- “Con Estado”. Por defecto es “todo”. Puede seleccionar “activos” (contactos que reciben sus correos electrónicos), “bloqueados” (contactos que han optado por no recibir sus correos electrónicos), “pendientes” (contactos a los que envió un correo electrónico de invitación que aún no lo han hecho) o “Confirmados por el usuario”.
- “Eso”. Por defecto es “incluye”. También puede hacer una búsqueda “exacta”.
- A continuación, ingrese lo que desea buscar. (es decir, la dirección de correo electrónico).
- “En”. Por defecto es “todas las listas”. Puede seleccionar una lista específica.
Los resultados de su búsqueda se mostrarán en “Resultados de la búsqueda”.
Busque el contacto que desea editar. Puede realizar las siguientes acciones:
- Eliminar el contacto haciendo clic en el ícono de eliminar ubicado en el extremo derecho de la columna y, a continuación, en “Sí”. (Antes de hacer clic en “Sí”, puede deshacer la eliminación haciendo clic en “No”).
- Editar el contacto haciendo clic sobre él. Accederá a la pantalla “Editar contacto”, donde podrá realizar las siguientes acciones:
  - Cambiar la información de contacto (Nota: puede cambiar todo menos la dirección de correo electrónico. Si es incorrecta, debe eliminar el contacto y volver a añadirlo con la dirección de correo electrónico correcta).
  - Cambiar las listas a las que está asignado el contacto.
    - Para añadir el contacto a una lista, haga clic en la casilla ubicada a la izquierda de la lista (aparecerá una marca de verificación).
    - Para eliminar el contacto de una lista, haga clic en la marca de verificación de la casilla ubicada a la izquierda de la lista (la casilla quedará vacía).
  - Envíe un correo electrónico de aceptación al contacto haciendo clic en “Enviar correo electrónico de aceptación”. (Puede enviar hasta 3 correos de invitación).

Cuando haya terminado de hacer cambios en el contacto, haga clic en “Aplicar” y regresará a la página “Buscar contactos”.

3. Crear/editar listas

Puede añadir una nueva lista, editar los contactos de una lista o eliminarla.

Para añadir una nueva lista, ingrese un nombre y haga clic en “Crear”.
- Para añadir contactos a la lista, tienes que utilizar “Añadir contactos” (de uno en uno), “Editar contactos” (de uno en uno) o “Importar contactos”.
Para editar los contactos de una lista, haga clic en ella. A continuación, se mostrará la lista de contactos y podrá modificar la información del contacto, cambiar las listas a las que está asignado o enviar un correo electrónico de confirmación.
Para eliminar una lista, haga clic en el ícono “Eliminar” (columna derecha). Si hay contactos asignados a la lista, se le pedirá que confirme que desea eliminarla.

4. Importar direcciones de correo electrónico

Puede importar contactos desde Outlook o desde una hoja de cálculo:

1. Desde una hoja de cálculo:

Se permite una cantidad ilimitada de contactos, pero Announcer Pro solo puede importar 1500 contactos a la vez. Si tiene más de 1500 contactos, será necesario realizar varias importaciones
Cree su propia hoja de cálculo de contactos (p. ej., Microsoft Excel) y guárdela como archivo .CSV. Nota: la hoja de cálculo debe contener encabezados de columnas y la información mínima requerida es la dirección de correo electrónico del contacto.
Haga clic en el botón “Examinar” y busque y seleccione en su computadora el archivo CSV que desea cargar. A continuación, haga clic en el botón “Importar”.
- Seleccione las listas a las que desea añadir los contactos. (También puede crear una nueva lista y luego añadir los contactos allí).
- Decida si desea enviar a estos contactos un mensaje de invitación.
  - Se recomienda hacerlo si los contactos no son clientes o aún no han dado su permiso para que les envíes correos electrónicos. (Entre otros factores se incluyen los siguientes: rango etario de su lista, la industria a la que pertenece, la fuente de su lista, el tipo de negocio al que se dedica y el prestador de servicios de internet de los contactos). Este paso confirma que la dirección de correo electrónico es válida, pero también garantiza que sus listas estén compuestas por contactos realmente interesados en recibir mensajes suyos por correo electrónico. Si decide hacerlo de esta manera, los contactos no recibirán correos electrónicos suyos hasta que hayan hecho clic en un enlace del mensaje de invitación. Cuando un contacto hace clic en el enlace, Announcer Pro cambiará su estado y ahora recibirá correos electrónicos de usted.
  - Si decide enviar un mensaje de invitación, haga clic en la marca de verificación (para añadirlo) que aparece a la izquierda de “Enviar mensaje de invitación a los suscriptores”.
Haga clic en el botón “importar”.

Cómo importar contactos mediante un archivo CSV

Paso 1: crear una hoja de cálculo .csv

Cree una hoja de cálculo con todos sus contactos. La hoja de cálculo puede hacerse en Microsoft Excel u Open Office. Añada todos los contactos que desee. Para que una lista de contactos se cargue correctamente, es necesario que el encabezado de la columna forme parte de la hoja de cálculo.

NOTA: a continuación encontrará un ejemplo de hoja de cálculo. Como mínimo, el encabezado de la columna Correo electrónico es obligatorio en la versión final de la hoja de cálculo. El resto de los campos y datos son opcionales.

Paso 2: guardar el archivo

Una vez creada la hoja de cálculo, hay que guardarla en formato .csv.

Por ejemplo, con “Microsoft Office Excel”, seleccione Archivo -> Guardar como.

Paso 3: subir archivo

Haga clic en el botón Examinar archivo (o arrastre y suelte este archivo en el área especificada) de la sección Importar contactos desde una hoja de cálculo , encuentre la hoja de cálculo de contactos guardada en formato .csv y haga clic en Subir.

2. Desde una lista de correos electrónicos que se cortó y se pegó:

Puede escribir manualmente o utilizar las funciones de cortar/copiar y pegar para proporcionar una lista de 1 a 1500 correos electrónicos que se añadirán a una lista de contactos.
Este método solo conservará la información de correo electrónico del contacto. Cualquier otra información tendrá que añadirse manualmente.

5. Crear formulario para suscriptores

El generador de formularios para suscriptores le permite personalizar la apariencia y el sentido de su formulario para suscriptores de manera que coincida con los colores de su sitio. Fácilmente puede elegir la lista donde desea colocar a sus suscriptores, así como también puede controlar los campos mostrados en el formulario para suscriptores.

Añada el nombre del formulario para suscriptores.
Elija la lista de contactos a la que se añadirán los clientes suscritos.
Haga clic en el botón “Crear” y comience a editar el formulario.
- Puede añadir los siguientes campos al formulario para suscriptores:
  - Dirección de correo electrónico
  - Nombre completo
  - Nombre de la empresa
  - Dirección
  - Línea de Dirección 2
  - Ciudad / Municipio
  - Estado
  - Código Postal
  - País
  - Teléfono
  - Notas
  - Salto de sección
- En Configuración de campo puede:
  - Marcar/desmarcar cada campo según corresponda
  - Añadir/eliminar un campo
  - Cambiar el orden de los campos
- En Configuración del formulario puede añadir:
  - Título del formulario
  - Descripción
  - Texto del botón
  - Color de fondo
  - Color del borde
  - Color del texto
  - Nombre del formulario
  - Elegir lista de contactos
Si desea guardar el formulario para suscriptores, haga clic en el botón “Guardar”.
Se visualizará luego de guardar la ventana emergente con información sobre cómo implementar este formulario en su página web.

6. Listas de exportación

Puede exportar sus listas de contactos a su computadora en forma de archivo CSV (que puede utilizar en un programa de hojas de cálculo como Excel) o de archivo HTML.

Seleccione las listas que desea exportar haciendo clic en la casilla de la columna de la derecha. (Aparecerá una marca de verificación en las listas seleccionadas. Puede anular la selección haciendo clic en ella).
- Puede seleccionar todas las listas haciendo clic en la casilla ubicada en la columna de la derecha del encabezado “Listas”.
Seleccione el formato del archivo exportado. Haga clic en el botón “Exportar a HTML” o en el botón “Exportar a CSV”.

7. Listas combinadas

Puede combinar una o varias listas en otra.

Paso 1: “seleccione las listas a combinar”. Haga clic en la casilla ubicada a la izquierda de cada lista que desee seleccionar.
Paso 2: “seleccione la lista a combinar o ingrese el nombre de una nueva lista”. Haga clic en el círculo ubicado a la izquierda de la lista que desea combinar o ingrese un nombre en la casilla “Escribir aquí para crear una nueva lista”.
- Si un contacto está en más de una lista, solo aparecerá una vez en la lista combinada.
Una vez completados los pasos 1 y 2, haga clic en “Aplicar”. NOTA: las listas originales permanecen una vez finalizada la combinación.

Artículos en esta sección