Διαχείριση επαφών

Στη «Διαχείριση επαφών», μπορείτε να διαχειριστείτε λίστες επαφών:

1. Προσθήκη επαφών. Προσθέστε επαφές μία προς μία.

2. Εύρεση/επεξεργασία επαφών. Αναζητήστε επαφές και κάντε αλλαγές σε αυτές.

3. Δημιουργία/επεξεργασία λιστών. Δημιουργήστε νέες λίστες.

4. Εισαγωγή email. Εισαγάγετε λίστες επαφών από το Outlook ή από υπολογιστικό φύλλο.

5. Δημιουργία φόρμας συνδρομητή.

6. Εξαγωγή λιστών. Εξαγάγετε λίστες επαφών στον υπολογιστή σας.

7. Συγχώνευση λιστών. Συνδυάστε λίστες επαφών.

1. Προσθήκη επαφών. 

Προσθέστε επαφές μία προς μία σε λίστες επαφών.

• Αποφασίστε αν θέλετε να αποστείλετε σε αυτές τις επαφές μήνυμα επιλογής συμμετοχής (opt‑in).

  • Συνιστάται να το πράξετε αν οι επαφές δεν είναι πελάτες ή δεν έχουν δώσει άδεια να τους αποστέλλετε email. (Άλλοι παράγοντες: ηλικία της λίστας, κλάδος της επιχείρησής σας, πηγή της λίστας, τύπος της επιχείρησής σας και πάροχοι διαδικτυακών υπηρεσιών των επαφών). Αυτό το βήμα επιβεβαιώνει ότι η διεύθυνση email είναι έγκυρη, ενώ επίσης διασφαλίζει ότι οι λίστες σας αποτελούνται από επαφές που ενδιαφέρονται αληθινά να λαμβάνουν email από εσάς. Αν αποφασίσετε να το κάνετε, οι επαφές δεν θα λαμβάνουν email από εσάς πριν πατήσουν έναν σύνδεσμο στο μήνυμα επιλογής συμμετοχής. Όταν μια επαφή πατήσει τον σύνδεσμο, το Announcer Pro αλλάζει την κατάστασή της και στο εξής θα λαμβάνει email από εσάς.

  • Αν αποφασίσετε να αποστείλετε μήνυμα επιλογής συμμετοχής, βάλτε σημάδι στο πλαίσιο αριστερά από το «Αποστολή μηνύματος επιλογής συμμετοχής στους συνδρομητές (προτείνεται)».

• Για να προσθέσετε μια επαφή, εισαγάγετε τη διεύθυνση email (υποχρεωτικά), το όνομα και το επώνυμο (προαιρετικά), επιλέξτε τις λίστες στις οποίες θέλετε να προσθέσετε την επαφή βάζοντας σημάδι στο πλαίσιο δίπλα τους, και πατήστε το κουμπί «Προσθήκη».

• Αν θέλετε να εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες (διεύθυνση, τηλέφωνο κ.λπ.) για την επαφή: αφού την προσθέσετε, πάτε στο «Εύρεση και επεξεργασία επαφών», βρείτε την επαφή και εισαγάγετε τις πρόσθετες πληροφορίες.

2. Εύρεση και επεξεργασία επαφών. 

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις επαφές στις λίστες σας.

• «Αναζήτηση επαφών». Για να βρείτε επαφές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εξής:

  • «Αναζήτηση». Μπορείτε να επιλέξετε όνομα, email, εταιρεία, διεύθυνση, τηλέφωνο, πόλη, πολιτεία/περιφέρεια, χώρα

  • «Με κατάσταση». Η προεπιλογή είναι «όλες». Μπορείτε να επιλέξετε «ενεργή» (επαφές που λαμβάνουν τα email σας), «αποκλεισμένη» (επαφές που έχουν επιλέξει να μη λαμβάνουν τα email σας), «σε εκκρεμότητα» (επαφές στις οποίες έχετε αποστείλει email επιλογής συμμετοχής μα δεν έχουν επιλέξει ακόμη) ή «επιβεβαιωμένη από τον χρήστη».

  • «Που». Η προεπιλογή είναι «περιέχει». Μπορείτε επίσης να επιλέξετε «ακριβή» ταύτιση.

  • Κατόπιν, εισαγάγετε τον όρο αναζήτησης (δηλ. τη διεύθυνση email).

  • «Σε». Η προεπιλογή είναι «όλες τις λίστες». Μπορείτε να επιλέξετε ορισμένη λίστα.

• Τα αποτελέσματα αναζήτησης θα εμφανιστούν στα «Αποτελέσματα αναζήτησης».

• Βρείτε την επαφή την οποία θέλετε να επεξεργαστείτε. Μπορείτε:

  • Να διαγράψετε την επαφή, πατώντας το εικονίδιο διαγραφής στην τέρμα δεξιά στήλη και μετά «Ναι». (Πριν πατήσετε «Ναι», μπορείτε να αναιρέσετε τη διαγραφή πατώντας «Όχι»).

  • Να επεξεργαστείτε την επαφή, πατώντας τη. Θα μεταφερθείτε στην οθόνη «Επεξεργασία επαφής», όπου μπορείτε:

    • Να αλλάξετε πληροφορίες της επαφής. (Σημείωση: Μπορείτε να αλλάξετε τα πάντα εκτός από τη διεύθυνση email). Αν η διεύθυνση email είναι λάθος, χρειάζεται να διαγράψετε την επαφή και να την προσθέσετε ξανά με τη σωστή διεύθυνση email.

    • Να αλλάξετε τις λίστες στις οποίες ανήκει η επαφή.

      • Για να προσθέσετε την επαφή σε μια λίστα, πατήστε το πλαίσιο αριστερά από τη λίστα για να αποκτήσει σημάδι.

      • Για να αφαιρέσετε την επαφή από μια λίστα, πατήστε το πλαίσιο αριστερά από τη λίστα για να χάσει το σημάδι.

    • Να αποστείλετε ένα email επιλογής συμμετοχής στην επαφή, πατώντας «Αποστολή email επιλογής συμμετοχής». (Μπορείτε να αποστείλετε έως 3 email επιλογής συμμετοχής).

Αφού ολοκληρώσετε τις αλλαγές στην επαφή, πατήστε «Εφαρμογή» για να επιστρέψετε στη σελίδα «Αναζήτηση επαφών».

3. Δημιουργία/επεξεργασία λιστών. 

Μπορείτε να προσθέσετε μια νέα λίστα, να επεξεργαστείτε τις επαφές μιας λίστας ή να διαγράψετε μια λίστα.

• Για να προσθέσετε μια νέα λίστα, εισαγάγετε το όνομα της λίστας και πατήστε «Δημιουργία».

  • Για να προσθέσετε επαφές στη λίστα, χρησιμοποιήστε την «Προσθήκη επαφών» (μία‑μία), την «Επεξεργασία επαφών» (μία‑μία) ή την «Εισαγωγή επαφών» (πολλές μαζί).

• Για να επεξεργαστείτε τις επαφές μέσα σε μια λίστα, πατήστε τη. Η λίστα επαφών θα εμφανιστεί από κάτω, όπου μπορείτε να αλλάξετε πληροφορίες μιας επαφής, να αλλάξετε τις λίστες στις οποίες ανήκει ή να αποστείλετε email επιλογής συμμετοχής.

• Για να διαγράψετε μια λίστα, πατήστε το εικονίδιο διαγραφής (δεξιά στήλη). Αν στη λίστα ανήκουν επαφές, θα ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να τη διαγράψετε.

4. Εισαγωγή διευθύνσεων email. 

Μπορείτε να εισαγάγετε επαφές από το Outlook ή από υπολογιστικό φύλλο.

1. Από υπολογιστικό φύλλο:

• Επιτρέπεται απεριόριστος αριθμός επαφών, αλλά το Announcer Pro μπορεί να εισαγάγει μόνο 1500 επαφές τη φορά. Αν έχετε πάνω από 1500 επαφές, θα χρειαστεί να τις εισαγάγετε τμηματικά.

• Δημιουργήστε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο επαφών (π.χ. στο Microsoft Excel) και αποθηκεύστε το ως αρχείο CSV. Σημείωση: Το υπολογιστικό φύλλο πρέπει να περιέχει κεφαλίδες στηλών, ενώ η ελάχιστη απαιτούμενη πληροφορία είναι η διεύθυνση email κάθε επαφής.

• Πατήστε το κουμπί «Περιήγηση», βρείτε στον υπολογιστή σας και επιλέξτε το αρχείο CSV που θέλετε να ανεβάσετε. Έπειτα, πατήστε το κουμπί «Εισαγωγή».

  • Επιλέξτε τις λίστες στις οποίες θέλετε να προσθέσετε τις επαφές. (Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα λίστα και να προσθέσετε τις επαφές σε αυτήν).

  • Αποφασίστε αν θέλετε να αποστείλετε σε αυτές τις επαφές μήνυμα επιλογής συμμετοχής (opt‑in).

    • Συνιστάται να το πράξετε αν οι επαφές δεν είναι πελάτες ή δεν έχουν δώσει άδεια να τους αποστέλλετε email. (Άλλοι παράγοντες: ηλικία της λίστας, κλάδος της επιχείρησής σας, πηγή της λίστας, τύπος της επιχείρησής σας και πάροχοι διαδικτυακών υπηρεσιών των επαφών). Αυτό το βήμα επιβεβαιώνει ότι η διεύθυνση email είναι έγκυρη, ενώ επίσης διασφαλίζει ότι οι λίστες σας αποτελούνται από επαφές που ενδιαφέρονται αληθινά να λαμβάνουν email από εσάς. Αν αποφασίσετε να το κάνετε, οι επαφές δεν θα λαμβάνουν email από εσάς πριν πατήσουν έναν σύνδεσμο στο μήνυμα επιλογής συμμετοχής. Όταν μια επαφή πατήσει τον σύνδεσμο, το Announcer Pro αλλάζει την κατάστασή της και στο εξής θα λαμβάνει email από εσάς.

    • Αν αποφασίσετε να αποστείλετε μήνυμα επιλογής συμμετοχής, βάλτε σημάδι στο πλαίσιο αριστερά από το «Αποστολή μηνύματος επιλογής συμμετοχής στους συνδρομητές».

• Πατήστε το κουμπί «Εισαγωγή».

Πώς να εισαγάγετε επαφές με αρχείο CSV

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο μορφής CSV

Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο με όλες τις επαφές σας. Μπορείτε να το πράξετε στο Microsoft Excel ή το Libre Office. Προσθέστε όλες τις επιθυμητές επαφές. Για να μεταφερθούν με επιτυχία οι επαφές, πρέπει το υπολογιστικό φύλλο να περιέχει επικεφαλίδες στηλών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Παρακάτω υπάρχει δείγμα υπολογιστικού φύλλου. Στην τελική εκδοχή του υπολογιστικού φύλλου απαιτείται τουλάχιστον η επικεφαλίδα στήλης «Email». Όλα τα άλλα πεδία και τα δεδομένα είναι προαιρετικά.

Βήμα 2: Αποθηκεύστε το αρχείο

Αφού δημιουργήσετε το υπολογιστικό φύλλο, πρέπει να το αποθηκεύσετε σε μορφή CSV.

Για παράδειγμα, στο Microsoft Office Excel, επιλέξτε Αρχείο -> Αποθήκευση ως

Βήμα 3: Ανεβάστε το αρχείο

Πατήστε το κουμπί Περιήγηση για εντοπισμό αρχείου (ή σύρετε και αποθέστε το αρχείο στην καθορισμένη περιοχή) από την ενότητα Εισαγωγή επαφών από υπολογιστικό φύλλο , εντοπίστε το υπολογιστικό φύλλο με τις επαφές (αρχείο με επέκταση .csv), και πατήστε Μεταφόρτωση

2. Από το Αποκοπή και επικόλληση λίστας email:

• Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να κάνετε αποκοπή/αντιγραφή 1–1500 email που θα προστεθούν σε μια λίστα επαφών.

• Αυτή η μέθοδος διατηρεί μόνο τη διεύθυνση email μιας επαφής. Όλα τα άλλα στοιχεία πρέπει να τα προσθέσετε με το χέρι.

5. Δημιουργία φόρμας συνδρομητή.

Το εργαλείο δημιουργίας φόρμας συνδρομητών σάς δίνει τη δυνατότητα να προσαρμόσετε την εμφάνιση της φόρμας συνδρομητή σας έτσι ώστε να μπορεί να ταιριάζει με τα χρώματα της ιστοσελίδας σας. Μπορείτε εύκολα να επιλέξετε σε ποια λίστα έχουν τοποθετήσει οι συνδρομητές καθώς και να ελέγξετε τα πεδία που εμφανίζονται στη φόρμα συνδρομητή.

• Προσθέστε όνομα στη φόρμα συνδρομητή

• Επιλέξτε σε ποια λίστα επαφών θα προστίθενται οι νέοι συνδρομητές

• Πατήστε το κουμπί «Δημιουργία» και αρχίστε να επεξεργάζεστε τη φόρμα

  • Μπορείτε να προσθέσετε τα εξής πεδία στη φόρμα συνδρομητή:

    • Διεύθυνση email

    • Ονοματεπώνυμο

    • Όνομα εταιρείας

    • Διεύθυνση

    • Διεύθυνση, 2η γραμμή

    • Πόλη

    • Πολιτεία/περιφέρεια

    • Ταχυδρομικός κωδικός

    • Χώρα

    • Τηλέφωνο

    • Σημειώσεις

    • Διακοπή ενότητας

  • Στις «Ρυθμίσεις πεδίου», μπορείτε:

    • Να ορίσετε ένα πεδίο ως υποχρεωτικό ή προαιρετικό

    • Να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ένα πεδίο

    • Να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων

  • Στης «Ρυθμίσεις φόρμας» μπορείτε να προσθέσετε:

    • Τίτλο φόρμας

    • Περιγραφή

    • Κείμενο κουμπιού

    • Χρώμα φόντου

    • Χρώμα περιγράμματος

    • Χρώμα κειμένου

    • Όνομα φόρμας

    • Επιλογή λίστας επαφών

• Για να αποθηκεύσετε τη φόρμα συνδρομητή, πρέπει να πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση»

• Μετά την αποθήκευση, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα γράφει πώς να υλοποιήσετε τη φόρμα σε έναν ιστότοπο

6. Εξαγωγή λιστών. 

Μπορείτε να εξαγάγετε λίστες επαφών σε έναν υπολογιστή ως αρχείο CSV (το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε εφαρμογή υπολογισμών, όπως το Excel) ή αρχείο HTML.

• Επιλέξτε τη/τις λίστες που θέλετε να εξαγάγετε, πατώντας το πλαίσιο στην τέρμα δεξιά στήλη. (Θα εμφανιστεί σημάδι στο πλαίσιο κάθε επιλεγμένης λίστας. Μπορείτε να αναιρέσετε την επιλογή, πατώντας το σημάδι).

  • Μπορείτε να επιλέξετε όλες τις λίστες, πατώντας το πλαίσιο στην τέρμα δεξιά στήλη της επικεφαλίδας «Λίστες».

• Επιλέξτε τη μορφή του εξαγόμενου αρχείου. Πατήστε το κουμπί «Εξαγωγή σε HTML» ή το κουμπί «Εξαγωγή σε CSV».

7. Συγχώνευση λιστών. 

Μπορείτε να συγχωνεύσετε μία ή περισσότερες λίστες με μια άλλη λίστα.

• Βήμα 1: Επιλέξτε λίστα/λίστες προς συγχώνευση. Πατήστε το πλαίσιο στα αριστερά κάθε λίστας την οποία θέλετε να επιλέξετε.

• Βήμα 2: Επιλέξτε τη λίστα με την οποία θα γίνει η συγχώνευση ή εισαγάγετε το όνομα μιας νέας λίστας: Πατήστε τον κύκλο στα αριστερά της λίστας με την οποία θέλετε να γίνει συγχώνευση ή εισαγάγετε ένα όνομα λίστας στο πλαίσιο «Πληκτρολογήστε εδώ για να δημιουργήσετε μία νέα λίστα».

  • Αν μια επαφή υπάρχει σε περισσότερες από μία λίστες, θα υπάρχει μόνο μία φορά στη λίστα που θα προκύψει από τη συγχώνευση.

• Αφού ολοκληρώσετε τα βήματα 1 και 2, πατήστε «Εφαρμογή». ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι αρχικές λίστες διατηρούνται μετά την ολοκλήρωση της συγχώνευσης.