Administrer kontakter

I »Administrer kontakter« kan du administrere dine kontaktlister:

1. Tilføj kontaktpersoner Brug denne til at tilføje kontakter én ad gangen.

2. Find/rediger kontakter. Brug denne til at søge efter dine kontakter og foretage ændringer til dem.

3. Opret/rediger lister. Brug denne til at oprette nye lister.

4. Importér e-mailadresser. Brug denne til at importere kontaktlister fra Outlook eller fra et regneark.

5. Opret abonnentformular

6. Eksporter lister. Brug denne til at eksportere kontaktlister til din computer,

7. Flet lister. Brug denne til at kombinere kontaktlister.

1. Tilføj kontakter. 

Tilføj kontakter én ad gangen til dine kontaktlister.

• Bestem om du vil sende disse kontakter en tilmeldings/bekræftelsesmail.

  • Det er anbefalet at gøre dette, hvis kontakterne ikke er kunder eller ikke allerede har givet tilladelse til at modtage e-mails fra dig. (Andre faktorer inkluderer: alderen på din liste, din branche, din listes kilde, din virksomhedstype og Internet Service Providers for dine kontakter). Dette trin bekræfter, at e-mailadressen er gyldig, og det sikrer også, at dine lister består af kontakter, som oprigtigt er interesseret i at modtage e-mails fra dig. Hvis du beslutter dig for at gøre dette, vil kontakter ikke modtage e-mails fra dig, før de klikker på et link i tilmeldings/bekræftelsesmailen. Når en kontakt klikker på linket, ændres deres status i Announcer Pro, og de vil nu modtage e-mails fra dig.

  • Hvis du beslutter dig for at sende en tilmeldings/bekræftelsesmail, skal du klikke på fluebenet (for at tilføje det) til venstre for »Send tilmeldingsbesked til abonnenter« (anbefalet).

• For at tilføje en konakt skal du indtaste e-mailadressen (påkrævet) og for- og efternavn(e) (valgfrit), vælge de lister du vil tilføje kontakten til ved at klikke på afkrydsningsfeltet til venstre for listen/rne, og derefter klikke på knappen »tilføj«.

• Hvis du vil tilføje yderligere oplysninger (adresse, telefonnummer mv.) om din kontakt, når du har imporeret den, skal du gå til »Find & rediger kontakter«, finde kontakten og derefter indtaste yderligere oplysninger.

2. Find & rediger kontakter. 

Du kan redigere kontakter på dine lister.

• »Søg kontakter«. Du kan bruge følgende til at finde dine kontakter:

  • «Søg« Du kan vælge nav, e-mail, virksomhed, adresse, telefonnummer, by, stat/provins, land

  • «Med status«. Standarder »alle«. Du kan vælge »aktive« (kontakter, der modtager dine e-mails), »blokeret« (kontakter, der har valgt ikke at modtage dine e-mails), »afventer« (kontakter, du har sendt en tilmeldingsmail til) eller »bekræftet af bruger«

  • «Som«. Standard er »indeholder«. Du kan også foretage et »præcist« match.

  • Nu kan du indtaste, hvad du vil søge efter (fx e-mailadresse).

  • »på«. Standard er »alle lister«. Du kan også vælge en specifik liste.

• Resultatet af din søgning vil være vist i »søgeresultater«.

• Find den kontakt, du ønsker at redigere Du kan:

  • Slette kontakten ved at klikke på slette-ikonet i højre kolonne og derefter klikke »ja«. (Før du klikker på »ja«, kan du fortryde sletningen ved at klikke på »nej«).

  • Rediger kontakten ved at klikke på den. Du tages til skærmen »Rediger kontakt«, hvor du kan:

    • Ændre kontaktoplysninger. (Bemærk: Du kan ændre alt bortset fra e-mailadressen. Hvis e-mailadressen er forkert, skal du slette kontakten og derefter tilføje kontakten igen med den korrekte e-mailadresse).

    • Ændr listerne, som kontakten er tilføjet til.

      • For at tilføje kontakten til en liste skal du klikke på feltet til venstre på listen (et flueben vil blive vist).

      • For at fjerne kontakten fra en liste skal du klikke på feltet til venstre på listen (feltet vil være tomt).

    • Send en tilmeldingsmail til kontakten ved at klikke på »Send tilmeldingsmail« (Du kan sende op til tre tilmeldingsmail).

Når du er færdig med at foretage ændringer til kontakten, skal du klikke på »anvend«, og du vil bive taget tilbage til siden »Søg kontakter«.

3. Opret/rediger lister. 

Du kan tilføje en ny liste, redigere kontakter på en liste eller slette en liste.

• For at tilføje en ny liste skal du indtaste navnet på listen og klikke »opret«.

  • For at tilføje kontakter til listen skal du bruge »tilføj kontakter« (en ad gangen), »rediger kontakter« (en ad gangen) eller »Importer kontakter«.

• For at redigere kontakter på en liste skal du klikke på listen. Listen vil blive vist nedenfor, og du kan ændre kontaktoplysninger, ændre listen kontakten er tilføjet til eller sende en tilmeldingsmail.

• For at slette en liste skal du klikke på »slette«-ikonet (i højre kolonne). Hvis der er kontakter tilføjet til listen, skal du bekræfte, at du ønsker at slette listen.

4. Importér e-mailadresser. 

Du kan importere kontakter fra Outlook eller et regneark.

1. Fra et regneark:

• Et ubegrænset antal kontakter er tilladt, men Announcer Pro kan dog kun importere 1500 kontakter ad gangen. Hvis du har flere end 1500 kontakter, vil flere importer være nødvendige

• Opret dit eget regneark med kontakter (fx i Microsoft Excel) og gem det som en .CSV-fil. Bemærk: Regnearket skal indeholde kolonneoverskrifter og minimumsoplysningerne er kontaktens e-mailadresse.

• Klik på knappen »søg« og find og vælg den CSV-fil, du ønsker at uploade. Klik på knappen »importer«.

  • Vælg de lister, du vil tilføje kontakter til. (Du kan også oprette en ny liste og derefter tilføje kontakter til den nye liste).

  • Bestem om du vil sende disse kontakter en tilmeldings/bekræftelsesmail.

    • Det er anbefalet at gøre dette, hvis kontakterne ikke er kunder eller ikke allerede har givet tilladelse til at modtage e-mails fra dig. (Andre faktorer inkluderer: alderen på din liste, din branche, din listes kilde, din virksomhedstype og Internet Service Providers for dine kontakter). Dette trin bekræfter, at e-mailadressen er gyldig, og det sikrer også, at dine lister består af kontakter, som oprigtigt er interesseret i at modtage e-mails fra dig. Hvis du beslutter dig for at gøre dette, vil kontakter ikke modtage e-mails fra dig, før de klikker på et link i tilmeldings/bekræftelsesmailen. Når en kontakt klikker på linket, ændres deres status i Announcer Pro, og de vil nu modtage e-mails fra dig.

    • Hvis du beslutter dig for at sende en tilmeldingsmail, skal du klikke på fluebenet (for at tilføje det), som er til venstre for »Send tilmeldingsmail til abonnenter«.

• Klik på knappen »importer«.

Sådan importerer du kontakter fra en CSV-fil

Trin 1 - Opret et .csv-regneark

Opret et regneark med alle dine kontakter. Regnearket kan oprettes i Microsoft Excel eller Open Office. Tilføj alle ønskede kontakter. En liste kan succesfuldt uploades, når kolonneoverskrifter er tilføjet i regnearket.

BEMÆRK: Der er et eksempel på et regneark nedenfor. Tilføj som minimum kolonneoverskriften E-mail til den endelige version af regnearket. Alle øvrige felter og data er valgfrie.

Trin 2 - Gem fil

Når du har oprettet regnearket, skal det gemmes i et .csv-format.

Hvis du eksempelvis bruger «Microsoft Office Excel , skal du vælge Fil og derefter Gem som.

Trin 3 - Upload fil

Klik på knappen Søg efter fil (eller træk og slip denne fil til det angivne område) fra afsnittet Importer kontakter fra et regneark , find regnearket gemt i et .csv-format, og klik derefter på  Upload

2. Fra Klip og indsæt e-mailliste:

• Du kan manuelt indtaste eller brug klip/kopier- og indsæt-funktionernetil at angive en liste mellem 1-1500 e-mails, der vil blive tilføjet til en kontaktliste.

• Denne metode vil kun beholde e-mailinformation for kontakten. Øvrige oplysninger skal tilføjes manuelt.

5. Opret abonnementsformular.

Formularbyggeren giver dig muligheden for at brugerdefinere udseendet og følelsen af din abonnementsformular, så den kan matche din hjemmesides farver. Du kan nemt vælge hvilken liste abonnenterne skal placeres på, ligesom du kan kontrollere de viste felter på abonnementsformularen.

• Du kan nemt vælge hvilken liste abonnenterne skal placeres på, ligesom du kan kontrollere de viste felter på abonnementsformularen.

• Vælg den kontaktliste, du vil have abonnenter tilføjet til.

• Klik på knappen »Opret« og begynd at redigere formularen.

  • Du kan tilføje de følgende felter til formularen:

    • E-mailadresse

    • Fulde navn

    • Virksomhedsnavn

    • Adresse

    • Adresselinje 2

    • By

    • Stat/Provins

    • Postnummer

    • Land

    • Telefon

    • Noter

    • Afsnit

  • Under Feltindstillinger kan du:

    • markere/fjerne markering som påkrævet felt til hvert felt

    • tilføje/fjerne felt

    • ændre rækkefølgen på felter

  • Under Formularindstillinger kan du tilføje:

    • Formulartitel

    • Beskrivelse

    • Knaptekst

    • Baggrundsfarve

    • Kantfarve

    • Tekstfarve

    • Formularnavn

    • Vælg kontaktliste

• For at gemme abonnementsformularen skal du klikke på knappen »Gem«.

• Når du gemt den, vil et pop-up vindue med information om implementering af denne formular på dit websted blive vist.

6. Eksporter lister. 

Du kan eksportere dine kontaktlister til din computer som en CSV-fil (som du kan bruge i et regneark som Exce) eller som HTML-fil.

• Vælg de lister, du ønsker at eksportere ved at klikke på feltet i højre kolonne. (Et flueben vil blive vist ved de valgte lister. Du kan fjerne fluebenet ved at klikke på det).

  • Du kan vælge alle lister ved at klikke på feltet i højrekolonne ved overskriften »Lister«.

• Vælg formatet for eksportfilen. Klik enten på knappen »Eksporter til HMTL« eller »Eksporter til CSV«.

7. Flet lister. 

Du kan flette en eller flere lister til en anden liste.

• Trin 1: »Vælg lister til fletning«. Klik på feltet til venstre ud for den liste, du vil vælge.

• Trin 2: »Vælg lister at flette eller indtast navnet på den nye liste: Klik enten på cirklen til venstre for den liste, du vil flette med, eller indtast et listenavn i feltet »indtast her for at oprette ny liste«.

  • Hvis en kontakt er på mere end én af dine lister, flettes kontakten kun én gang.

• Klik på »Anvend«, når du er færdig med trin 1 og 2. BEMÆRK: Originale lister slettes ikke, når fletning er færdig.