Gestión de contactos

En "Gestión de contactos" puede gestionar sus listas de contactos:

1. Añadir contactos. Utilice esta opción para añadir contactos de uno en uno.

2. Buscar/editar contactos. Utilice esta opción para buscar sus contactos y realizar cambios en ellos.

3. Crear/editar listas. Utilice esta opción para crear nuevas listas.

4. Importar direcciones de correo electrónico. Utilice esta opción para importar listas de contactos desde Outlook o desde una hoja de cálculo.

5. Crear formulario de suscripción

6. Exportar listas. Utilice esta opción para exportar listas de contactos a su ordenador.

7. Fusionar listas. Utilice esta opción para combinar sus listas de contactos.

1. Añadir contactos. 

Añada contactos, de uno en uno, a sus listas de contactos.

• Decida si desea enviar a estos contactos un mensaje de autorización.

  • Se recomienda hacerlo si los contactos no son clientes o aún no le han autorizado a enviarles correos electrónicos. (Otros factores que debe tener en cuenta son: la antigüedad de su lista, su sector, el origen de su lista, el tipo de negocio al que se dedica y los proveedores de servicios de Internet de los contactos). Este paso confirma que la dirección de correo electrónico es válida, pero también garantiza que sus listas están formadas por contactos que están realmente interesados en recibir correos electrónicos suyos. Si así lo decide, los contactos no recibirán correos electrónicos suyos hasta que hayan hecho clic en un enlace del mensaje de autorización. Cuando un contacto hace clic en el enlace, Announcer Pro cambia su estado y a partir de ese momento recibirá sus correos electrónicos.

  • Si decide enviar un mensaje de autorización, haga clic en la casilla de verificación (para añadirlo) que está a la izquierda de «Enviar un mensaje de autorización a los suscriptores (recomendado)»

• Para añadir un contacto, introduzca la dirección de correo electrónico (obligatorio) y el nombre y apellidos (opcional), seleccione las listas a las que desea añadir el contacto haciendo clic en la casilla de verificación situada a la izquierda de la(s) lista(s) y, a continuación, haga clic en el botón «Añadir».

• Si desea añadir información adicional (dirección, teléfono, etc.) al contacto, una vez que haya terminado de añadir contactos, deberá ir a «Buscar y editar contactos», buscar el contacto e introducir la información adicional.

2. Buscar y editar contactos. 

Puede editar los contactos de sus listas.

• «Buscar contactos». Puede utilizar las siguientes opciones para buscar sus contactos:

  • «Buscar» Puede seleccionar nombre, correo electrónico, empresa, dirección, teléfono, ciudad/pueblo, estado/provincia, país.

  • «Con Estado». Por defecto es «todos». Puede seleccionar «Activos» (contactos que reciben sus correos electrónicos), «Bloqueados» (contactos que han optado por no recibir sus correos electrónicos), «Pendientes» (contactos a los que envió un correo electrónico de autorización que aún no han optado por recibirlo) o «Confirmados por el usuario»

  • «That».  Por defecto es «contiene». También puede hacer una búsqueda «exacta».

  • A continuación, introduzca lo que desea buscar, es decir, la dirección de correo electrónico.

  • «En». Por defecto es «todas las listas». Puede seleccionar una lista específica.

• Los resultados de su búsqueda se mostrarán en «Resultados de la búsqueda».

• Busque el contacto que desea editar. Puede:

  • Eliminar el contacto haciendo clic en el icono de borrarado situado en el extremo derecho de la columna y, a continuación, haciendo clic en «Sí». (Antes de pulsar «Sí», podrá anular la acción pulsando «No»).

  • Editar el contacto haciendo clic en él. Se abrirá la pantalla «Editar contacto», en la que podrá:

    • Cambiar la información de contacto. (Nota: puedes cambiar cualquier dato excepto la dirección de correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico es incorrecta, deberá eliminar el contacto y volver a añadirlo con la dirección de correo electrónico correcta).

    • Cambiar las listas a las que está asignado el contacto.

      • Para añadir el contacto a una lista, haga clic en la casilla situada a la izquierda de la lista (aparecerá una casilla de verificación).

      • Para eliminar el contacto de una lista, haga clic en la casilla de verificación situada a la izquierda de la lista (la casilla quedará vacía).

    • Envíe un correo electrónico de autorización al contacto haciendo clic en «Enviar correo electrónico de autorización»..  (Puede enviar hasta 3 correos electrónicos de autorización).

Cuando haya terminado de modificar el contacto, haga clic en «Aplicar» y volverá a la página «Buscar contactos».

3. Crear/editar listas. 

Puede añadir una nueva lista, editar los contactos de una lista o eliminarla.

• Para añadir una nueva lista, introduzca el nombre de la lista y haga clic en «Crear»

  • Para añadir contactos a la lista, debe utilizar «Añadir contactos» (de uno en uno), «Editar contactos» (de uno en uno) o «Importar contactos».

• Para editar los contactos de una lista, haga clic en ella. A continuación se mostrará la lista de contactos y podrá modificar la información de contacto, cambiar las listas a las que está asignado el contacto o enviar un correo electrónico de autorización.

• Para eliminar una lista, haga clic en el icono «borrar» (columna de la derecha). Si hay contactos asignados a la lista, tendrá que confirmar que desea eliminarla.

4. Importar direcciones de correo electrónico. 

Puede importar contactos desde Outlook o desde una hoja de cálculo:

1. Desde una hoja de cálculo:

• Se permite un número ilimitado de contactos, pero Announcer Pro sólo puede importar 1500 contactos de una vez. Si tiene más de 1500 contactos, será necesario realizar varias importaciones.

• Cree su propia hoja de cálculo de contactos (por ejemplo, en Microsoft Excel) y guárdela como un archivo .CSV Nota: la hoja de cálculo debe contener encabezados de columna y la información mínima requerida es la dirección de correo electrónico del contacto.

• Haga clic en el botón «Explorar» y busque y seleccione en su ordenador el archivo CSV que desea subir. A continuación, haga clic en el botón «Importar».

  • Seleccione las listas a las que desea añadir los contactos. (También puede crear una nueva lista y luego añadir los contactos a esta nueva lista).

  • Decida si desea enviar a estos contactos un mensaje de autorización.

    • Se recomienda hacerlo si los contactos no son clientes o aún no le han autorizado a enviarles correos electrónicos. (Otros factores que debe tener en cuenta son: la antigüedad de su lista, su sector, el origen de su lista, el tipo de negocio al que se dedica y los proveedores de servicios de Internet de los contactos). Este paso confirma que la dirección de correo electrónico es válida, pero también garantiza que sus listas están formadas por contactos que están realmente interesados en recibir correos electrónicos suyos. Si así lo decide, los contactos no recibirán correos electrónicos suyos hasta que hayan hecho clic en un enlace del mensaje de autorización. Cuando un contacto hace clic en el enlace, Announcer Pro cambia su estado y a partir de ese momento recibirá sus correos electrónicos.

    • Si decide enviar un mensaje de autorización, haga clic en la casilla de verificación (para añadirlo) que está a la izquierda de «Enviar mensaje de autorización a los suscriptores».

• Haga clic en el botón «Importar».

Cómo importar contactos mediante un archivo CSV

Paso 1: Crear una hoja de cálculo .csv

Cree una hoja de cálculo con todos sus contactos. La hoja de cálculo puede elaborarse en Microsoft Excel u Open Office. Añada todos los contactos que desee. Para que una lista de contactos se suba correctamente, es necesario que la hoja de cálculo esté encabezada por columnas.

NOTA: A continuación encontrará un ejemplo de hoja de cálculo. Como mínimo, se requiere que el encabezado de columna Correo electrónico aparezca en la versión final de la hoja de cálculo. El resto de campos y datos son opcionales.

Paso 2: Guardar el archivo

Una vez creada la hoja de cálculo, debe guardarla en formato .csv

Por ejemplo, si usa «Microsoft Office Excel» seleccione Archivo -> Guardar como

Paso 3: Subir el archivo

Haga clic en el botón Buscar archivo (o arrastre y suelte este archivo en el área especificada)  de la sección Importar contactos desde una hoja de cálculo , localice la hoja de cálculo de contactos guardada en formato .csv, haga clic en Subir.

2. Desde Cortar y pegar lista de correo electrónico:

• Puede escribir manualmente o utilizar las funciones de cortar/copiar y pegar para proporcionar una lista de entre 1 y 1500 correos electrónicos que se añadirán a una lista de contactos.

• Este método sólo conservará la información de correo electrónico del contacto. El resto de la información deberá añadirse manualmente.

5. Crear formulario de suscripción.

El creador de formularios de suscripción le ofrece la posibilidad de personalizar la apariencia de su formulario de suscripción con los mismos colores de su sitio web. Puede elegir fácilmente en qué lista se colocan los suscriptores y controlar los campos que aparecen en el formulario de suscripción.

• Añada el nombre del formulario de suscripción

• Seleccione la lista de contactos a la que se añadirán los clientes suscritos

• Haga clic en el botón «Crear» y comience a editar el formulario

  • Puede añadir los siguientes campos al formulario de suscripción:

    • Dirección de correo electrónico

    • Nombre completo

    • Nombre de la empresa

    • Dirección

    • Línea de Dirección 2

    • Ciudad

    • Estado

    • Código postal

    • País

    • Teléfono

    • Notas

    • Salto de sección

  • En Configuración del campo puede:

    • Marcar/desmarcar cada campo según proceda

    • Añadir/eliminar un campo

    • Cambiar el orden de los campos

  • En Configuración del formulario podrá añadir:

    • Título del formulario

    • Descripción

    • Texto del botón

    • Color del fondo

    • Color del borde

    • Color del texto

    • Nombre del formulario

    • Seleccionar una lista de contactos

• Para guardar el formulario de suscripción, haga clic en el botón «Guardar».

• Después de guardar, aparecerá una ventana emergente con información sobre cómo implementar este formulario en su sitio web.

6. Exportar listas. 

Puede exportar sus listas de contactos a su ordenador en un archivo CSV (que puede utilizar en un programa de hojas de cálculo como Excel) o en un archivo HTML.

• Seleccione la(s) lista(s) que desea exportar haciendo clic en la casilla de la columna de la derecha. (Aparecerá una casilla de verificación en las listas seleccionadas. Puede anular la selección haciendo clic en la casilla marcada).

  • Puede seleccionar todas las listas haciendo clic en la casilla situada en el extremo derecho del encabezamiento de la línea «Listas».

• Seleccione el formato del archivo exportado. Haga clic en el botón «Exportar a HTML» o en el botón «Exportar a CSV».

7. Fusionar listas. 

Puede fusionar una o varias listas en otra lista.

• Paso 1: «Seleccionar la(s) lista(s) que desea fusionar». Haga clic en la casilla situada a la izquierda de cada lista que desee seleccionar.

• Paso 2: «Seleccione la lista en la que desea fusionarla(s) o introduzca el nombre de una nueva lista: Haga clic en el círculo situado a la izquierda de la lista que desea fusionar o introduzca un nombre de lista en la casilla «Escriba aquí para crear una nueva lista».

  • Si un contacto se encuentra en más de una lista, sólo aparecerá una vez en la lista fusionada.

• Una vez completados los pasos 1 y 2, haga clic en «Aplicar». NOTA: Una vez finalizada la fusión, las listas originales se conservan.