La aplicación Organizador de citas les permite a los visitantes de su sitio web reservar citas de manera conveniente y directa, en cualquier momento. Podrán seleccionar el servicio que desean recibir y reservar un día y horario que esté disponible. Una vez que envían su información de contacto, la franja horaria de la cita queda reservada.
Use la interfaz Administrar citas para editar, aceptar o rechazar la solicitud de cita.
Al igual que otras aplicaciones, esta se puede habilitar para su sitio desde el menú de la izquierda. Una vez habilitada, puede arrastrarla y soltarla en la ubicación que desee dentro de cualquiera de las páginas.
Luego de ubicarla en una página, el menú de la derecha para configurar la aplicación se abrirá de forma automática. Es necesario seleccionar un servicio activo antes de guardar o cerrar la ventana. Para acceder a secciones como Configuración, haga clic en este ícono.
Configuración:
Desde la pestaña Configuración se puede establecer el botón Reservar en línea ahora, que será visible para los visitantes del sitio web, antes de que elijan entre los servicios que se ofrecen.
- Alineación del botón: cambiar la alineación del botón.
- Tipo de botón: elegir entre diferentes tipos predeterminados de botones o cargar una imagen personalizada.
- Descripción: definir un texto descriptivo sobre el botón. (Esta opción no está disponible para las imágenes personalizadas)
- Ícono: seleccionar un ícono que represente al botón.
Horario de atención
Desde la pestaña Horario de atención es posible configurar los horarios de atención, lo que tendrá un impacto correspondiente en los períodos de tiempo disponibles para reservar una cita.
Hay una pestaña adicional para Vacaciones, en la que se pueden establecer ciertos días o períodos de tiempo como «no laborables». Esto se verá reflejado en el calendario desde el cual el cliente reserva su cita, pero no impactará sobre la opción Mostrar horarios de atención, si es que está habilitada.
Notificaciones
Desde la pestaña Notificaciones, podrá adaptar la configuración de las notificaciones.
- Requerir confirmación: Si esta opción está habilitada, una vez que se reserva una cita, la aplicación le enviará una solicitud por correo electrónico al proveedor del servicio para que la apruebe. Esto requerirá de confirmación a través de la herramienta Administrar citas. Además, enviará un correo electrónico a la persona que solicita el servicio para que aguarde la confirmación. Luego de la confirmación, se enviará otra notificación por correo electrónico.
- Cumplimiento de la HIPAA: Si esta opción está habilitada, todas las notificaciones de correo electrónico se desactivarán de acuerdo con la Ley de Transferencia y Responsabilidad del Seguro de Salud (en inglés, HIPAA). Esto se aplica a correos electrónicos relacionados con la confirmación de reservas de citas. Si está habilitada, la opción de Notificar por correo electrónico no se podrá activar.
- Notificar por correo electrónico: Si esta opción está deshabilitada, no se enviarán correos electrónico a ninguna de las partes. Pese a esto, si la opción Requerir confirmación está habilitada, la reserva se podrá confirmar o rechazar. Además, si esta opción está habilitada, las notificaciones de correo electrónico se enviarán a ambas partes incluso si la opción Requerir confirmación no está activada.
- Enviar notificaciones a estas direcciones de correo electrónico: En este campo puede ingresar las direcciones en las que el proveedor del servicio recibirá las notificaciones. Se pueden agregar varias direcciones, pero deben estar separadas por comas.
- Campo para información adicional: Si esta opción está habilitada, ante de confirmar la reserva, se pondrá a disposición un campo para agregar más información. Según las necesidades, es posible cambiarle el nombre a través de la configuración Nombre del campo que aparece a continuación.
- Mostrar las franjas horarias disponibles: Esta configuración le permite administrar las opciones de reservas para los visitantes de su sitio web. Si está vacía, no tendrá impacto alguno sobre las franjas horarias disponibles para reservar. Si, por ejemplo, está establecida en 24, esto significa que no se podrán hacer reservas con menos de 24 horas de anticipación, incluso si hay franjas horarias disponibles. Esto puede ser muy útil, en caso de que necesite procesar las confirmaciones de las reservas.
- Limitar franjas horarias disponibles: Establecer una cantidad de días en este campo, marcará que los días posteriores no están disponibles para reservar citas.
- Cancelación: Esta configuración le permitirá establecer una cantidad de horas mínima de antelación para cancelar una cita.
Servicios
Desde la pestaña Servicios puede agregar, así como administrar o editar tantos servicios como desee.
Luego de hacer clic en el ícono de engranaje que se encuentra al lado del servicio, se cargará el menú para editarlo.
- Activar: Esto le permitirá activar o desactivar rápidamente un servicio existente.
- Nombre del servicio: El nombre del servicio que estará a disposición para reservar desde su sitio web.
- Descripción: Esta es la descripción del servicio que estará visible debajo del Nombre del servicio, cuando se reserve una cita.
- Duración: Tiempo reservado para la cita. Esto afectará las franjas horarias en el calendario de reservas.
- Precio: Puede establecer un valor monetario por la cita. Estará visible durante el proceso de reserva.
Personal
Desde la sección Personal, podrá agregar los miembros del equipo para que los visitantes puedan elegir con quién quieren tener la cita.
Luego de hacer clic en el ícono de engranaje que aparece al lado del miembro del personal existente, se cargará el menú para editar las configuraciones del personal.
- Nombre: Puede ingresar el nombre del miembro del equipo aquí. Estará visible durante la reserva, como el siguiente paso a seleccionar el servicio deseado.
- Descripción: Esta es la descripción del miembro del equipo que estará visible debajo del Nombre, cuando se reserve una cita.
- Disponible: A través de esta opción puede establecer horarios de atención personalizados según cada miembro del equipo. De lo contrario, pueden usar el horario de atención ya establecido de forma predeterminada.
- Notificación por correo electrónico: Esta opción puede ser útil para enviar notificaciones separadas a los diferentes miembros del personal con la información de sus citas.
- Servicios: Esta opción le permite configurar de forma individual los servicios que provee cada miembro del personal, mediante la selección de las casillas de verificación correspondientes. Si no, pueden tener todos los servicios seleccionados a través del botón de radio «Provee todos los servicios».
- Vacaciones: Al establecerse un período de vacaciones para un miembro del equipo, este quedará eliminado de las opciones para reservar una cita durante ese tiempo.