Κάθε ημερολόγιο που δημιουργείτε μπορεί να μοιραστεί με άλλους χρήστες στον τομέα σας. Οι χρήστες που μοιράζονται τον τομέα σας περιλαμβάνουν όποιον έχει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφού το σύμβολο "@" είναι το ίδιο με το δικό σας. Για παράδειγμα, εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι "myemail@calendardomain.com", τότε οποιοσδήποτε χρήστης του οποίου η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τελειώνει στο "@ calendardomain.com" είναι στον τομέα σας. Είναι επίσης δυνατό να περιορίσετε την πρόσβαση (ή να εκχωρήσετε ειδική πρόσβαση) σε μεμονωμένους χρήστες στον τομέα σας.
Για να μετατρέψετε ένα ιδιωτικό ημερολόγιο σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο:
1. Από μέσα στο Webmail, κάντε κλικ στο κουμπί "ημερολόγιο" στο επάνω μέρος της οθόνης.
2. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του ημερολογίου που θέλετε να μοιραστείτε και κάντε κλικ στην καρτέλα Κοινή χρήση.
3. Αν θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με όλους σε αυτόν τον τομέα, κάτω από την επικεφαλίδα Collaboration Company χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού "επίπεδο" και επιλέξτε χαμηλό, μεσαίο ή υψηλό. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Μια εξήγηση αυτών των ρυθμίσεων είναι η εξής:
Χαμηλό: Αυτό το επίπεδο κοινόχρηστου στοιχείου επιτρέπει σε άλλους να βλέπουν μόνο ότι είστε απασχολημένοι κατά τη διάρκεια των χρόνων εκδήλωσης. Αυτή η ρύθμιση είναι πολύ χρήσιμη για να προγραμματίσετε τις συναντήσεις χωρίς να αποκαλύψετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με όλα τα ημερολόγια.
Για παράδειγμα, πείτε ότι κάνετε κράτηση μίας Συνάντησης Μάρκετινγκ με τον Jack και τον Sue από τις 10 π.μ. έως 11 π.μ. την Τρίτη. Αν μοιράζεστε το ημερολόγιό σας με τις ρυθμίσεις χαμηλού επιπέδου μετοχής, άλλοι μπορούν να δουν ότι είστε απασχολημένοι μεταξύ 10am και 11am την Τρίτη και θα μπορούν να δουν τον τίτλο του συμβάντος αλλά δεν θα μπορούν να κάνουν κλικ σε αυτό.
Μεσαίο μέσο: Αυτή είναι η συνιστώμενη ρύθμιση κοινής χρήσης. Αυτή η ρύθμιση επιτρέπει σε άλλους να δουν τις πλήρεις λεπτομέρειες των κοινών συμβάντων σας, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν τα συμβάντα.
Υψηλή: Αυτή η ρύθμιση έχει σχεδιαστεί για ομάδες που εργάζονται σε έργα μαζί και χρησιμοποιούν το ίδιο ημερολόγιο. Με αυτή τη ρύθμιση, οι άλλοι μπορούν να δουν όλες τις λεπτομέρειες των εκδηλώσεών σας, να τις επεξεργαστούν, να τις διαγράψουν ή να δημιουργήσουν νέες.
4. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ρυθμίσεις πρόσβασης για μεμονωμένους χρήστες στον τομέα σας, κάντε κλικ στο πλαίσιο της μεμονωμένης συνεργασίας.
5. Για να αντιστοιχίσετε ένα επίπεδο προσαρμοσμένης πρόσβασης σε ένα συγκεκριμένο χρήστη, πληκτρολογήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από την "ατομική συνεργασία", επιλέξτε ένα επίπεδο συνεργασίας (χαμηλό, μεσαίο ή υψηλό) και κάντε κλικ στο "προσθήκη" για να προσθέσετε περισσότερες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
6. Χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό ρυθμίσεων στις ενότητες "εταιρική συνεργασία" και "ατομική συνεργασία", μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα επίπεδο πρόσβασης σε ολόκληρη την εταιρεία στο κοινόχρηστο ημερολόγιό σας και να εκχωρήσετε ειδικές (συνήθως υψηλότερες, αν και μικρότερες) κοινό ημερολόγιο για συγκεκριμένους χρήστες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ενότητες για να περιορίσετε την πρόσβαση σε λίγους μόνο αξιόπιστους χρήστες.