Terminplaner

Die Anwendung Terminplaner ermöglicht es Ihren Website-Besuchern, Termine bequem und rund um die Uhr auf Ihrer Website zu buchen. Sie können die Dienstleistung auswählen, die sie in Anspruch nehmen möchten, und den Tag und die Uhrzeit buchen, die dafür zur Verfügung stehen. Nachdem sie ihre Kontaktdaten eingegeben haben, wird der Zeitraum für den Termin als gebucht betrachtet.

Verwenden Sie die Schnittstelle Terminverwaltung, um Terminanfragen zu bearbeiten, anzunehmen oder abzulehnen.

Sie können diese Anwendung, wie alle anderen Anwendungen auch, über das linke Menü Ihrer Seite hinzufügen. Nach der Aktivierung können Sie sie per Drag-and-Drop an der gewünschten Stelle auf jeder beliebigen Seite platzieren.

Nachdem sie auf einer Seite platziert wurde, öffnet sich automatisch das rechte Menü für die Konfiguration der App. Sie müssen eine aktive Dienstleistung auswählen, bevor Sie speichern oder das Fenster schließen können. Für den Zugriff auf Bereiche wie die Einrichtung, klicken Sie auf das entsprechende Symbol.

Einrichtung

Der Tab „Einrichtung“ ermöglicht die Konfiguration der Schaltfläche „Jetzt online buchen“, die für die Besucher Ihrer Website vor der Auswahl eines angebotenen Service sichtbar ist.

• Ausrichtung der Schaltfläche: Ermöglicht die Anpassung der Ausrichtung der Schaltfläche.
• Art der Schaltfläche: Sie können aus mehreren vorkonfigurierten Arten wählen oder ein benutzerdefiniertes Bild hochladen.
• Beschriftung: Legen Sie den Text für die Schaltfläche fest. (Nicht verfügbar für hochgeladene benutzerdefinierte Bilder.)
• Symbol: Wählen Sie ein Symbol aus, das der Schaltfläche hinzugefügt werden soll.

Geschäftszeiten

Im Tab „Geschäftszeiten“ können Sie Ihre Öffnungszeiten festlegen, was sich wiederum auf die Zeitbereiche auswirkt, in denen Termine gebucht werden können.

Es gibt zusätzlich auch den Tab „Urlaub“, wo Sie bestimmte Tage oder Zeitspannen als arbeitsfrei markieren können. Dies wirkt sich auf den Kalender aus, über den Kunden Termine buchen können, aber nicht auf Geschäftszeiten anzeigen, falls diese Option aktiviert ist.

 

Benachrichtigungen

Im Tab „Benachrichtigungen“ können Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen ändern.

• Bestätigung erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Anwendung nach Buchung eines Termins eine E-Mail-Anfrage zur Bestätigung an den Service-Anbieter senden. Dies erfordert eine Bestätigung über das Tool Terminverwaltung. Außerdem wird eine E-Mail an die buchende Person gesendet, mit der Bitte, auf die Bestätigung zu warten. Nach Bestätigung wird eine weitere E-Mail-Benachrichtigung versendet.
• HIPAA-Compliance: Das Aktivieren dieser Option deaktiviert alle E-Mail-Benachrichtigungen in Übereinstimmung mit dem Health Insurance Portability and Accountability Act. Dies betrifft E-Mails, die mit der Bestätigung der Terminbuchung in Zusammenhang stehen. Wenn aktiviert, kann die Option „Per E-Mail benachrichtigen“ nicht aktiviert werden.
• Per E-Mail benachrichtigen: Wenn diese Option deaktiviert ist, werden keinerlei E-Mails an eine der Parteien gesendet. Wenn die Option „Bestätigung erforderlich“ aktiviert ist, kann die Buchung jedoch trotzdem bestätigt oder abgelehnt werden. Außerdem werden, sofern diese Option aktiviert ist, E-Mail-Benachrichtigungen an beide Parteien gesendet, selbst wenn „Benachrichtigung erforderlich“ deaktiviert ist.
• Benachrichtigung an diese E-Mail-Adressen senden: In diesem Feld können Sie die E-Mail-Adressen eingeben, unter denen der Service-Anbieter Benachrichtigungen empfängt. Es können mehrere E-Mail-Adressen hinzugefügt werden; diese müssen durch Kommas getrennt sein.

• Feld für zusätzliche Infos: Wenn diese Option aktiviert ist, wird vor der Bestätigung der Buchung ein Feld für zusätzliche Informationen angezeigt. Falls erforderlich, kann es über die Einstellung Feldtitel unten umbenannt werden.
• Verfügbare Zeitfenster anzeigen nach: Mit dieser Einstellung können Sie die Buchungsoptionen Ihrer Website-Besucher verwalten. Wenn Sie das Feld leer lassen, hat es keinen Einfluss auf die für Buchungen verfügbaren Zeitfenster. Wenn Sie hier beispielsweise „24“ eingeben, führt das dazu, dass innerhalb der nächsten 24 Stunden keine Services gebucht werden können, selbst wenn verfügbare Zeitfenster existieren. Dies ist beispielsweise dann nützlich, wenn Sie Zeit für die Bearbeitung von Buchungsbestätigungen benötigen.
• Verfügbare Zeitfenster limitieren auf: Die Eingabe einer Anzahl von Tagen in diesem Feld führt dazu, dass die Tage nach der festgelegten Anzahl als nicht verfügbar für Terminbuchungen angezeigt werden.
• Stornierung: Diese Einstellung erlaubt Ihnen das Festlegen einer Zeitspanne (in Stunden) vor einem Termin, bis zu der ein Termin storniert werden kann. 

Services

Im Tab „Services“ können Sie so viele Services hinzufügen, verwalten und bearbeiten, wie Sie möchten.

Durch Klicken auf das Zahnrad-Symbol neben einem Service öffnet sich dessen Bearbeitungsmenü.

• Aktiv: Hier können Sie existierende Services schnell aktivieren oder deaktivieren.
• Service-Name: Der Name des Service, der zur Buchung auf Ihrer Website verfügbar sein wird.
• Beschreibung: Dies ist die Beschreibung des Service, die bei der Terminbuchung unterhalb des Service-Namens angezeigt wird.
• Dauer: Zeitraum, der für den Termin reserviert ist. Dies wirkt sich auf die Zeitfenster in Ihrem Buchungskalender aus.
• Preis: Legen Sie hier den Preis für den Termin fest. Dieser ist während des Buchungsprozesses sichtbar.

Mitarbeiter

Im Bereich „Mitarbeiter“ können Sie Mitarbeiter hinzufügen, aus denen Ihre Besucher für die Buchung ihres Termins auswählen können. 

Durch Klicken auf das Zahnrad-Symbol neben einem existierenden Mitarbeiter öffnet sich ein Menü zum Bearbeiten der Mitarbeitereinstellungen.

 

• Name: Geben Sie hier den Namen des Mitarbeiters ein. Dieser ist während der Buchung sichtbar, nachdem der gewünschte Service ausgewählt wurde.
• Beschreibung: Dies ist die Beschreibung des Mitarbeiters, die bei der Terminbuchung unterhalb des Namens des Mitarbeiters angezeigt wird.
• Verfügbar: Mit dieser Option können Sie individuelle Geschäftszeiten für jeden Ihrer Mitarbeiter festlegen. Anderenfalls werden die bereits festgelegten Standardgeschäftszeiten verwendet.
• Per E-Mail benachrichtigen: Diese Option ist hilfreich, wenn Sie einzelnen Mitarbeitern Benachrichtigungen für ihre persönlichen Termine senden möchten.
• Services: Diese Option ermöglicht die Konfiguration individueller Services für Ihre Mitarbeiter, indem die Kontrollkästchen aller von einem Mitarbeiter durchgeführten Services ausgewählt werden. Alternativ können mittels der Optionsschaltfläche „Alle Services auswählen“ alle Services aktiviert werden.
• Urlaub: Wenn Sie für einen Mitarbeiter Urlaub festlegen, wird er für die Dauer des Urlaubs nicht als Option für eine Terminbuchung angezeigt.