Enhver kalender, som du opretter, kan deles med andre brugere i dit domæne. Brugere, der deler dit domæne, omfatter alle, der har samme e-mailadresse efter "@"-symbolet som dig. Hvis f.eks. din e-mailadresse er "minemail@kalenderdomæne.com, er enhver bruger, hvis e-mailadresse ender med "@calendardomain.com", i dit domæne. Det er også muligt at begrænse adgang (eller give speciel adgang) til individuelle brugere i dit domæne.
Sådan gøres en privatkalender til en delt kalender:
- Inde fra webmail skal du klikke på knappen "Kalender" øverst på skærmen.
- Dobbeltklik på navnet på den kalender, du vil dele, og klik derefter på fanen Deling.
- Hvis du vil dele din kalender med alle på dit domæne, skal du under overskriften Firmasamarbejde bruge "niveau"-rullemenuen og vælge enten lav, medium eller høj. Klik derefter på Gem. En forklaring på disse indstillinger er som følger:
- Lav: Dette delingsniveau lader kun andre se, at du er optaget i løbet af dine begivenhedstider. Denne indstilling er mest nyttig til at gøre det muligt at planlægge møder uden at afsløre fulde oplysninger om alle involverede kalendere.
- Hvis du f.eks. booker et marketingsmøde med Jack og Sue fra 10:00-11:00 på tirsdag. Hvis du deler din kalender med indstillingerne for lavt delingsniveau, kan andre se, at du er optaget mellem 10:00 og 11:00 på tirsdag, og de vil kunne se begivenhedstitlen, men vil ikke være i stand til at klikke på den.
- Medium: Dette er den anbefalede delingsindstilling. Denne indstilling lader andre se de fulde oplysninger om dine delte begivenheder, men de vil ikke være i stand til at redigere begivenhederne.
-
Høj: Denne indstilling er designet til teams, der arbejder på projekter sammen og bruger samme kalender. Med denne indstilling kan andre se de fulde oplysninger om dine begivenheder, redigere dem, slette dem eller oprette nye.
- Hvis du opretter brugerdefinerede adgangsindstillinger for individuelle brugere i dit domæne, skal du klikke under Individuelt samarbejde.
- Hvis du vil tildele et brugerdefineret adgangsniveau til en specifik bruger, skal du indtaste en e-mailadresse under "individuelt samarbejde", vælge et samarbejdsniveau (lav, medium eller høj), og klikke på "Tilføj" for at tilføje flere e-mailadresser. Når du er færdig, skal du klikke på Gem.
- Ved brug af en kombination af indstillinger i sektionerne "firmasamarbejde" og "individuelt samarbejde" kan du tildele et firmaadgangsniveau til din delte kalender, og tildele speciel (som regel højere, men lavere er også tilladt) adgang til din delte kalender til specifikke brugere. Du kan også bruge disse sektioner til at begrænse adgang til kun nogle få pålidelige brugere.