Tout calendrier que vous créez peut être partagé avec d’autres utilisateurs de votre domaine. Les utilisateurs qui partagent votre domaine comprennent quiconque dont l’adresse courriel qui suit le symbole « @ » est la même que la vôtre. Par exemple, si votre adresse courriel est « myemail@calendardomain.com », alors tout utilisateur dont l’adresse de courriel se termine par « @calendardomain.com » est dans votre domaine. Il est aussi possible de restreindre l’accès (ou d’attribuer un accès spécial) à certains utilisateurs individuels de votre domaine.
Pour transformer un calendrier privé en calendrier partagé :
- À partir de Webmail, cliquez sur le bouton « Calendrier » dans le haut de l’écran.
- Faites un double clic sur le nom du calendrier que vous désirez partager, puis cliquez sur l’onglet Partage.
- Si vous désirez partager votre calendrier avec quelqu’un du même domaine que vous, sous l’en-tête Collaboration d’entreprise, utilisez le menu déroulant « niveau » et sélectionnez soit faible, moyen, ou élevé. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Voici une explication de ces paramètres :
- Faible : Ce niveau de partage permet aux autres de voir que vous êtes occupé(e) durant vos moments d’événements. Ce paramètre est pratique pour permettre de programmer des réunions sans avoir à révéler les détails détaillés à propos de tous les calendriers impliqués.
- Par exemple, disons que vous programmez une réunion de marketing avec Jack et Sue de 10 h à 11 h mardi matin. Si vous partagez votre calendrier avec un paramètre de niveau de partage qui est Faible, les autres pourront voir que vous êtes occupé(e) entre 10h et 11h mardi et ils pourront aussi voir le nom de l’événement, mais ne pourront pas cliquer dessus.
- Moyen : Il s’agit du réglage de partage qui est recommandé. Ce paramètre permet aux autres de voir tous les détails de vos événements partagés, mais sans toutefois pouvoir les modifier.
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Élevé : Ce paramètre est conçu pour les équipes qui travaillent ensemble sur des projets en utilisant le même calendrier. Avec ce paramètre, les autres peuvent voir tous les détails de vos événements et peuvent aussi les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux.
- Si vous désirez créer des paramètres d’accès personnalisés pour les utilisateurs individuels de votre domaine, cliquez sur Collaboration individuelle.
- Pour affecter un niveau d’accès personnalisé à un utilisateur en particulier, entrez une adresse courriel sous « Collaboration individuelle », puis sélectionnez un degré de collaboration (faible, moyen ou élevé) et cliquez ensuite sur « Ajouter » pour ajouter d’autres adresses courriel. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
- À l’aide d’une combinaison de paramètres dans les sections « Collaboration d’entreprise » et « Collaboration individuelle », vous pouvez affecter un niveau d’accès à l’échelle de l’entreprise à votre calendrier partagé et affecter un accès spécifique (généralement plus élevé, bien que plus faible soit également permis) à certains utilisateurs spécifiques de votre calendrier partagé. Vous pouvez aussi utiliser ces sections pour restreindre l’accès à quelques utilisateurs de confiance.